يجب أن يضع مزامنة البريد الإلكتروني للتوظيف كل بريد إلكتروني مرشح في سجل هذا المرشح، متطابقة مع الوظيفة المناسبة، مع الردود في نفس الموضوع. الرسائل الشخصية يجب أن تأتي من عنوان حقيقي يمكن للمرشحين الإجابة عليه، أبدا واحد لا الرد. الإشعارات الآلية يمكن أن تأتي من عنوان التوظيف المخصص، طالما أن الإجابات لا تزال تصل إلى فريقك.
بواسطة ديف ريشي خار، مهندس تعلم الآلة السابق في أمازون (البحث والتوصيات) و Synopsys
ما الذي يعنيه مزامنة البريد الإلكتروني للتجنيد في الواقع؟
مزامنة البريد الإلكتروني الجيدة للتوظيف تربط نشاط البريد الإلكتروني بسجل التوظيف. عندما يرد المرشح، يجب أن ترى الرسالة بجانب طلبهم، الوظيفة، المرحلة، والرسائل السابقة. فريقك لا يجب أن يبحث في عدة صناديق الواردات لإعادة بناء المحادثة
التزامن في الاتجاهين يعني أن ATS يمكنه تسجيل البريد الوارد وإرسال الإجابات من خلال الحساب المرتبط. الاتصالات ذات الاتجاه الواحد تتعامل مع جزء فقط من هذه التبادل. البعض يمكنه إرسال رسائل لكن لا يمكنه إرجاع الردود إلى سجل المرشح يمكن للآخرين استيراد الرسائل لكن لا يمكنهم إرسالها من عنوان الموظف
انظر بعيداً عن "تكامل البريد الإلكتروني" يمكن للبائع أن يطلب ثلاثة تصاريح منفصلة:
- إرسال البريد الإلكتروني يسمح لـ ATS بإرسال البريد عبر حسابك
- يسمح له مزامنة صندوق الوارد بقراءة الرسائل الواردة ذات الصلة وربطها بسجلات المرشحين.
- الوصول إلى التقويم يدعم الجدول الزمني من خلال الحساب المتصل.
هذه الأذونات لا يجب أن تكون مرتبطة بلغة غامضة يجب أن تكون قادراً على معرفة ما يفعله كل اتصال قبل منحك الوصول يجب أن يظهر صندوق الواردات البريدي ATS لـ Gmail و Outlook أيضًا المرشح والوظيفة والخيط الذي تنتمي إليه كل رسالة.
هل يجب أن تأتي رسائل البريد الإلكتروني للمرشحين من صندوق الواردات الخاص بك أم من عنوان النظام؟
المرسل الصحيح يعتمد على الرسالة متابعة المقابلة تستفيد من شخص معروف. يمكن أن يكون صندوق بريد التوظيف المشترك أكثر أمانًا عندما يحتاج العديد من الموظفين إلى الوصول. عنوان ATS لكل وظيفة يمكن أن يجعل توجيه التطبيق أكثر موثوقية.
الاختيار الخاطئ هو عدم الرد على عنوان محادثة قد تحتاج إلى إجابة.
| المرسل | هل يمكن للمرشح الإجابة؟ | من يرى الخيط إذا غادر المجند؟ | هل تحتاج ATS لقراءة صندوق بريدك؟ | ما قد يعتقد المرشحون |
|---|---|---|---|---|
| صندوق الواردات الخاص بالعمل | نعم .. | يعتمد على ملكية الحساب وسجلات ATS | عادةً، للتزامن الوارد | شخص حقيقي يتولى العملية |
| صندوق بريد موظفين مشترك، مثل jobs@ | نعم .. | يمكن لفريق التوظيف الاحتفاظ بالوصول | عادةً، إذا كانت الرسائل متزامنة مع ATS | الشركة لديها قناة تعيين مراقبة |
| عنوان ATS لكل وظيفة | نعم، إذا تم دعم الإجابات | يمكن للفريق الاحتفاظ بخيط ATS | لا حاجة إلى الوصول إلى صندوق البريد الشخصي | العنوان هو الإجراءات ولكن قابلة للاستخدام |
| عنوان عدم الرد | لا .. | لا يوجد موضوع للرد | لا .. | الأسئلة غير مرحب بها |
اختيار المرسل يؤثر على أكثر من نبرة. يحدد ما إذا كان المرشح بإمكانه تصحيح مرفق، أو الإجابة على سؤال جدولة، أو إخبارك أن عرضًا آخر قد غير جدول زمني.
وصف أحد المؤسسين التكلفة بوضوح: "لم أرد على الأشخاص الذين لم يكونوا مناسبين ، فقدت مرشحين في منتصف العملية (الجيدين ، على الأرجح). "
الأتمتة يمكن أن تخلق مشكلة مختلفة عندما لا يمكن لأحد تعقب مصدرها. كتب أحد أرباب العمل، "إنه من الصعب قليلاً إدارة الرسائل الآلية. في بعض الأحيان لا يمكننا تحديد مكان نشأة الرسالة لتشغيلها أو إيقاف تشغيلها".
عندما يكون عنوانك هو المرسل الصحيح
استخدم عنوان عملك للرسائل التي تدعو للرد الشخصي. إجراء مقابلات متابعة، طلبات للتوضيح، عرض المناقشات، وتحديثات بعد عملية طويلة كل شيء مناسب.
يمكن للمرشحين الإجابة دون تغيير القنوات، ومن السهل التعرف على المرسل. يجب أن تحتفظ ATS بالخيط على سجل المرشحين حتى يتمكن الزملاء من رؤية سياق التوظيف دون الوصول إلى البريد غير المرتبط.
العنوان الشخصي يخلق خطر استمرارية. إذا غادر أحد الموظفين أو فقد الوصول، لا تزال الشركة بحاجة إلى سجل التوظيف. تحقق مما إذا كانت ATS تحافظ على الرسائل المرفقة بالفعل للمرشحين وما إذا كان عضو فريق آخر مخول يمكنه مواصلة المحادثة.
عندما يكون عنوان التوظيف المخصص أفضل
عنوان مشترك مثل jobs@ يعمل عندما يراقب العديد من الأشخاص التطبيقات. فهي تفصل بين البريد المستأجر والمراسلات الشخصية وتمنح الشركة السيطرة عندما تتغير المسؤوليات.
عنوان العمل يضيف التوجيه التطبيقات لدور العمليات يمكن أن تهبط في تلك الوظيفة دون أن يقوم شخص بإرسال كل سيرتك الذاتية يدوياً. هذا مفيد عندما يكون لدى نفس الفريق العديد من الأدوار المفتوحة ذات العناوين المماثلة.
الوصول المشترك يحتاج إلى ملكية واضحة. تقرر من يجيب على الرسائل، من يمكنه ربط الحساب، وكيف يتعامل ATS مع البريد الذي لا يطابق وظيفة مفتوحة.
لماذا تكلفك عدم الرد على العنوان المرشحين
المرشحون يردون لأسباب عملية. قد يحتاجون إلى استبدال السيرة الذاتية، أو تصحيح رقم الهاتف، أو الكشف عن خلاف في الجدول الزمني، أو السؤال عن شكل المقابلة الذي يتوقعونه.
عنوان عدم الرد يمنع هذا المسار يجب على المرشح أن يجد اتصال آخر أو يبدأ موضوع جديد أو يستسلم قد يظل ATS يظهر أن البريد الإلكتروني تم إرساله، بينما يفوت فريق التوظيف الرد الذي كان سيبقي العملية مستمرة.
ماذا يجب أن يفعل المزامنة مع بريد إلكتروني التطبيق؟
طلب بريد إلكتروني يحتاج إلى أكثر من تخزين. يجب على النظام تحديد الوظيفة المقصودة، وإنشاء أو تحديث سجل المرشح، إرفاق السيرة الذاتية، والاحتفاظ بالخيط الأصلي.
على الأقل، تحقق من كيفية التعامل مع البائع هذه الحالات:
- يحتوي البريد الإلكتروني على CV PDF أو DOCX ويسمي وظيفة محددة.
- المرشح قد تقدم بالفعل بطلب لنفس الوظيفة.
- السيرة الذاتية تفتقر إلى الإجابة المطلوبة أو تفاصيل الاتصال
- البريد الإلكتروني يمكن أن يطابق عدة وظائف مفتوحة.
- الرسالة لا تتطابق مع أي وظيفة
يجب اكتشاف المكررات من خلال المرشح والوظيفة، وليس من خلال الاسم وحده. يمكن لشخصين أن يشتركوا في اسم واحد ويمكن لشخص واحد أن يتقدم بطلب لأدوار منفصلة
البريد غير المطابق لا يجب أن يختفي في صندوق الواردات العام يحتاج إلى طابور مراجعة حيث يمكن لفريقك تعيينها. يجب على البائع أن يشرح أيضًا ما إذا كانت الرسائل غير المتطابقة تؤدي إلى أي رد تلقائي. الصمت أكثر أماناً من إرسال إقرار بالعمل الخاطئ
جي ميل أو مايكروسوفت 365، ما هي التغييرات؟
يمكن لكل من حسابات Gmail و Microsoft 365 العمل الاتصال عبر OAuth ، ولكن قد يختلف سلوك العنوان حسب المزود. اطلب من البائع شرح هذه الاختلافات قبل أن تنشر عنوان الطلب.
يجب أن تفصل الإعدادات بين إرسال الواردات والوصول إلى صندوق الواردات والوصول إلى التقويم إذن التقويم لا يشرح تلقائيًا ما يمكن للمنتج قراءته من البريد الإلكتروني. وبالمثل، الإذن بإرسال لا يثبت أن الإجابات المرشحة ستعود إلى ATS.
تأكد هذه التفاصيل:
- ما إذا كان يتم إرسال البريد من عنوان عملك المتصل.
- كيف تتناسب الرسائل الواردة مع العمل
- ماذا يحدث عندما لا يمكن تحديد الوظيفة.
- ما إذا كان المزود يدعم علامات العناوين لكل وظيفة.
- كيف يؤثر الاستطلاع على التأخير قبل ظهور الرسالة.
لا تقبل "العمل مع Outlook" كجواب كامل. اسأل على وجه التحديد عن حسابات العمل في Microsoft 365 والبريد الوارد والبريد الخارجي وأذونات التقويم وتوجيه الوظائف.
كيف تبقى رسائل البريد الإلكتروني الآلية بشرية؟
يجب على أتمتة المرحلة التعامل مع الإشعارات المتوقعة مع ترك الحكم والردود الشخصية مع الموظف.
اكتب كل رسالة بصوتك الخاص أعط الآلية اسمًا مرتبطًا بمراحلها، مثل "تم تأكيد المقابلة" أو "تحديث مراجعة المحفظة". وهذا يجعل من السهل العثور على المصدر عندما يحتاج شخص ما إلى تغييره أو إيقافه.
التأخير الاختياري يمكن أن يمنع رسالة بريد إلكتروني من الوصول في اللحظة التي تحرك فيها المرشح. هذا التوقف يمنحك الوقت لتصحيح تغيير الخطوة العرضي كما أنه يتجنب جعل كل رسالة تبدو مرتبطة ميكانيكياً بعملية خط أنابيب.
أبقِ معالجة الرفض منفصلة لا يجب أن ترسل حركة مسرحية بشكل صامت رفضًا ما لم تقوم بتهيئة هذا السلوك ومراجعته عمداً. دليل عملي لرفض المتقدمين في دون شبح يمكن أن يساعد فريقك في تحديد الرسالة والوقت والمسؤولية. بالنسبة للتحديثات الروتينية، فإن رسائل البريد الإلكتروني الموثقة من تجعل من الأسهل مراجعة كل محفز.
ماذا يجب أن تسأل البائع قبل توصيل صندوق بريد؟
وصول صندوق البريد يستحق مراجعة أمنية مباشرة ابدأي بمجالات (أو أوت) يمكن أن تغطي إذن قراءة جوجل صندوق البريد بأكمله، لذا اسأل ما يقرأه المنتج، والرسائل التي يخزنها، وكيف يحد من المعالجة إلى نشاط التوظيف.
ثم اسأل:
- كيف يتم تشفير رموز OAuth؟
- من في المنظمة يمكنه توصيل أو فصل صندوق بريد؟
- ما هي البيانات المخزنة التي يتم إزالتها بعد قطع الاتصال لكل مزود؟
- هل يتم الاحتفاظ بالمتقدمين بعد مسح محتوى البريد الإلكتروني الخام؟
- هل الرسائل الخارجة يمكن أن تستخدم عنوانك المرتبط؟
- هل استطلاع التكامل للبريد أو استخدام التسليم الدفع؟
- كيف يتم التعامل مع الرسائل التي لا مثيل لها؟
قد يختلف سلوك المزود. لا تفترض أن فصل Gmail و Microsoft 365 ينتج نفس نتيجة الحذف. اطلب إجابة مكتوبة عن مقدم الخدمة.
على سبيل المثال، انظر كيف Curriculo يحمي صندوق البريد وعلامات التقويم: فإنه يستخدم تشفير AES-256-GCM لهم.
كيف تتعامل Curriculo مع البريد الإلكتروني للتجنيد؟
يُعطي وكيل البريد الإلكتروني Curriculo لكل وظيفة عنوان تقديم افتراضي بالتنسيق engg+<6-character job code>@curriculo.me. يعمل دون صندوق بريد متصل.
يمكن للمتقدمين الذين يستخدمون هذا العنوان تلقي جولة واحدة من الأسئلة التلقائية إذا كانت التفاصيل المطلوبة مفقودة. الأسئلة تبقى في نفس الخيط بمجرد وصول التفاصيل المطلوبة ، يتلقى المرشح "تم استلام الطلب". يتم دعم سيرته الذاتية PDF و DOCX.
الرسائل الإلكترونية التي تم العثور عليها من خلال صندوق الواردات الوظيفي المتصل بـ Gmail أو Microsoft 365 يمكن أن تصبح متقدمين عندما تتطابق مع وظيفة موجودة. الرسائل غير المتطابقة تذهب إلى مراجعة مطلوبة ولا تؤدي إلى أي بريد إلكتروني تلقائي للمرشح. المتقدمين المتصلين بالصندوق الوارد لا يتلقون الأسئلة التلقائية أو الإقرار المستخدم من قبل عنوان التطبيق الافتراضي.
مع اتصال جي ميل، عنوان طلب العمل يمكن استخدام you+CODE@yourdomain. يمكن للمؤسسة أن تربط ما يصل إلى خمسة صناديق بريد Gmail. مايكروسوفت 365 يستخدم عنوان العمل المتصل دون رمز لكل وظيفة. يتم دعم إرسال من هذا العنوان المكتب Microsoft 365.
يمكن لفريقك الرد من علامة التبويب محادثة المرشح، مع رسالة يتم إرسالها من خلال العنوان المتصل. صفحة إعدادات Curriculo تفصل بين إرسال البريد الإلكتروني ومزامنة الصندوق الوارد والتقويم. تسمي بطاقة مايكروسوفت أذونات التقويم الخاصة بها "التقويم والفرق". يقوم مسؤول المنظمة بربطها تحت الإعدادات، ثم المنظمة. دليل إعداد وكيل البريد الإلكتروني يغطي خطوات الاتصال.
Curriculo ATS تسجل كل مرشح من 0 إلى 100 مقابل وظيفتك، مع ملخص مكتوب AI من التلاءم.
وكيل البريد الإلكتروني واتصال صناديق البريد متاح على Starter و Pro. بداية مجانية إلى الأبد المهنية 50 $ / الشهر الطائر المبكر، والذي هو 50٪ من سعر القائمة 100 $. لا توجد أي خطة لها رسوم لكل مقعد. يمكنك أن تبدأ مجاناً على البداية.
FAQ
ما هو مزامنة البريد الإلكتروني في ATS؟
يسمح مزامنة البريد الإلكتروني في الاتجاهين لـ ATS بإرسال رسائل عبر صندوق بريد متصل وإعادة ردود المرشحين إلى السجل ذي الصلة. يجب أن تبقى المحادثة مرتبطة بالمرشح والوظيفة. تحقق مما إذا كان البائع يدعم كلا الاتجاهين، لأن بعض التكاملات ترسل البريد الإلكتروني فقط أو تستورد الرسائل الواردة المختارة فقط.
هل يمكن للمرشحين الرد على رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلها ATS؟
يمكنهم ذلك عندما يستخدم ATS عنوانًا شخصيًا أو مشتركًا أو لكل وظيفة ويدعم الردود الواردة. لا يمكنهم الرد على عنوان لا رد عليه قبل اختيار البائع، اختبر المسار الكامل من الرسالة الصادرة إلى استجابة المرشح وتأكيد أين تظهر هذه الاستجابة لفريق التوظيف.
هل يمنح توصيل جيميل ATS الوصول إلى صندوق البريد الإلكتروني الخاص بي؟
نطاق قراءة جوجل يمكن أن يغطي صندوق البريد بأكمله. اسأل البائع ماذا يقرأ البرنامج، كيف يحدد رسائل التوظيف، ما المحتوى الذي يحتفظ به، وماذا يحدث بعد قطع الاتصال. قد يقوم المنتج بمعالجة البريد المتعلق بالتوظيف فقط بينما لا يزال يتطلب إذنًا واسعًا من مقدم الخدمة ، لذلك فإن التفسير المكتوب للتعامل مع البيانات مهم.
هل يعمل مزامنة البريد الإلكتروني للتوظيف مع Outlook و Microsoft 365؟
يمكن أن تعمل مع حسابات العمل في Microsoft 365، ولكن قد يختلف سلوكها عن Gmail. اسأل عن إرسال، تطابق صندوق الواردات، الوصول إلى التقويم، توجيه الوظائف، والرسائل غير المتطابقة بشكل منفصل. في Curriculo ، يرسل Microsoft 365 من عنوان العمل المتصل ويستخدم عنوانًا واحدًا عاديًا دون رموز لكل وظيفة على غرار Gmail.
أي وكالات التوظيف تتكامل مع Gmail أو Outlook؟
اسأل ما إذا كان وكيل التوظيف يقرأ صندوق الواردات المرتبط بالعمل أو يراقب فقط عنوان التطبيق المخصص، وتأكيد الرسائل التي يرسلها تلقائيًا، مثل الأسئلة أو الإقرارات. كما تحقق من كيفية عمل الردود والبريد غير المتطابق وتوجيه الوظائف لكل مزود. يعمل وكيل البريد الإلكتروني في Curriculo مع صناديق بريد العمل Gmail و Microsoft 365 ، وتطبق رموز كل وظيفة على Gmail فقط.
هل تشمل مزامنة البريد الإلكتروني خطة Starter الخاصة بـ Curriculo؟
-أجل . وكيل البريد الإلكتروني Curriculo والاتصال صناديق البريد متاح على بداية وبرنامج. المبتدئين مجانيون إلى الأبد، في حين أن البرنامج هو 50 $ / الشهر الطائر المبكر، والذي هو 50٪ من سعر القائمة 100. لا توجد رسوم لكل مقعد. يمكن لمدير المنظمة توصيل صندوق بريد عمل مدعوم تحت الإعدادات، ثم المنظمة.