لرفض المتقدمين بكميات كبيرة دون تركهم في حالة من الغموض، قم بترتيبهم حسب المرحلة وخصص توقيتًا لكل مرحلة. يحصل المرشحون في مرحلة التقديم على رد مختصر بالرفض خلال أسبوع أو أسبوعين. يسمع المرشحون الذين تمت مراجعتهم خلال بضعة أيام عمل، والمرشحون الذين تم إجراء مقابلات معهم خلال 1 إلى 3 أيام. عند إغلاق دور، يحصل الجميع الذين لا يزالون مفتوحين على إشعار بالإنهاء.
بقلم ديف ريشين خاري، مهندس تعلم آلي سابق في أمازون (البحث والتوصيات) وSynopsys
هل تحتاج إلى الصياغة الآن؟ يقوم مولد رسائل الرفض المجاني بإعداد رسالة رفض للمرحلة التي وصل إليها المرشح، من مراجعة السيرة الذاتية إلى العرض المرفوض، بالنغمة التي تختارها.
قم بتقسيم الكومة حسب المرحلة قبل كتابة أي رسالة، و200 رفض تصبح يوم عمل أو يومين. كان كاتب منشور في موضوع r/recruiting بعنوان كيف أرفض أكثر من 200 متقدم على لينكد إن؟ يواجه بالضبط تلك الكومة. "أنا الآن قلق قليلاً بشأن أنني سأضطر إلى إرسال بريد إلكتروني بشكل فردي لأكثر من 200 شخص لرفضهم، وهذا لا يبدو واقعيًا."
كانت إحدى الردود في نفس الموضوع أكثر وضوحًا: "وظائف لينكد إن كابوس لهذا النوع من الحجم."
العملية وقواعد الإبهام أدناه هي وجهة نظر ديف، وليست بيانات محسوبة. تم وصف ميزات المنصة والقوانين من صفحاتها الرسمية، المرتبطة بالاسم.
إغلاق الحلقة في كل مرحلة
خطط للحجم في مرحلة التقديم، حيث أن تلك هي المرحلة الأكبر. يجب أن يحصل كل متقدم على إجابة واضحة، وليس مجرد تأكيد تلقائي، لذلك تُغلق الحلقة.
يجب أن يحصل المرشحون الذين تمت مراجعتهم على إشعار مختصر في كل مرة، يُرسل قريبًا بعد اتخاذ القرار بدلاً من الاحتفاظ به حتى يُغلق الدور. يجب أن يسمع المرشحون الذين تمت مقابلتهم من شخص، ويجب أن يتلقى المتنافسون النهائيون مكالمة. لا تترك أي منهم في انتظار.
عند إغلاق دور أو تجميده، عيّن شخصًا واحدًا مسؤولاً عن إبلاغ الآخرين. بالنسبة للوكالات، أبقِ المرشحين على اطلاع حتى عندما يلتزم العميل الصمت.
الرفض حسب المرحلة، مع التوقيت
| المرحلة | متى يتم الإرسال | ماذا تقول | مدى الشخصية |
|---|---|---|---|
| التقديم | خلال حوالي 1 إلى 2 أسبوع، أو بمجرد أن تقرر. لا تحتفظ بذلك حتى يُغلق الدور. | شكرًا، لا واضح، وخط اختياري حول أدوار مفتوحة أخرى | نموذج مقبول، مع الاسم الأول ولقب الوظيفة الدقيق |
| المراجعة | خلال بضعة أيام عمل | شكرًا، لا واضح، وسبب عام صادق إذا كان آمناً | نموذج مخصص قليلاً |
| المقابلة | خلال 1 إلى 3 أيام عمل، قبل أن يسمعوا ذلك في مكان آخر | شكرًا على وقتهم، لا واضح، وتغذية راجعة إذا قدمتها | شخصي. مكالمة قصيرة للمتنافسين النهائيين، ثم بريد إلكتروني |
| الدور مغلق أو موقوف | اليوم الذي يُغلق فيه أو يُوقف | الدور مغلق أو موقوف، وليس بسببهم | ملاحظة واحدة للجميع الذين لا يزالون مفتوحين |
سبب عام آمن لمرشح تمت مراجعته هو أنك تنتقل للأمام مع الأشخاص الذين لديهم خبرة يدوية أكثر مع X. استخدمه فقط إذا كان يتناسب مع ما كتبته.
كيفية إنهاء تراكم 200 أو أكثر
إليك العملية التي يقترحها Dev للتعامل مع التراكم المتأخر.
- قم بتأمين الضروريات الحالية. تتغير المتطلبات على مدار فترة الدور الوظيفي، لذا اكتب ما تقرر عدم المضي قدماً فيه اليوم.
- قم بتصنيف الجميع. يقوم Curriculo ATS بتسجيل كل مرشح من 0 إلى 100 وفقًا لوظيفتك، مع ملخص مكتوب من الذكاء الاصطناعي عن مدى ملاءمته. أي تصنيف ينفع، طالما أنك تقرأه مقابل ضروراتك.
- قم بفرز المرشحين من الأعلى إلى الأسفل في ثلاث فئات. لا يزال في العمل تعني أنهم يتوافقون مع الضروريات وهم تنافسيون، ويجب أن تكون الفئة بقدر ما يمكنك فرزها هذا الأسبوع. قريبة من النجاح هي قوية ولكنها تفتقر إلى ضرورة واحدة، أو تناسب دورًا آخر أو دورًا مستقبليًا، لذا قم بعلامتهم حسب المهارة أو الدور بدلاً من "ربما". لا يوجد واضح يفوت عدة ضرورات.
- تحقق من أسفل فئة الواضح لا قبل إرسال أي شيء.
- أرسل. القريبة من النجاح تحصل على سطر مخصص، واللا يوجد الواضح يحصل على قالب نظيف، والمرشحين الذين لا يزالون في العمل يحصلون على تحديث للحالة مع الجدول الزمني.
بالنسبة للخطوة 3، يرشدك دليل فرز السير الذاتية لعمليات البحث بالكلمات الرئيسية، والمراجعة اليدوية وتسجيل الذكاء الاصطناعي إلى كيفية دمج الطرق بحيث يحتفظ التصنيف بقيمته.
الإرسال على دفعات
أرسل في دفعات صغيرة على مدى يوم أو يومين، من اسم شخص حقيقي، مع الاسم الأول للمرشح والعنوان الوظيفي الدقيق. استخدم قالب واحد لكل فئة. أضف سطر إنساني محدد لقريبة من النجاح فقط إذا كنت ستتصرف بناءً عليه. إذا كنت متأخرًا، قل ذلك ببساطة، على سبيل المثال "عذرًا، هذا استغرق وقتًا أطول مما ينبغي." لا ترسل في الساعة 2 صباحًا في منطقة زمنية المرشح.
في Curriculo ATS يمكنك إعداد أتمتة ترسل بريدًا إلكترونيًا عندما ينتقل مرشح إلى مرحلة خط الأنابيب، مع تأخير اختياري قبل إرساله.
ثلاثة أمثلة على رسائل الرفض
هذه أمثلة للتعديل، وليست صياغة قانونية. استبدل كل شيء بين الأقواس، واعد فقط بالجداول الزمنية التي ستفي بها. للحصول على المزيد من النسخ حسب المرحلة، استخدم مولد رسائل الرفض المرتبط في أعلى هذا الدليل.
مثال 1، الإقرار
مرحبًا {first name},
شكرًا لتقديمك لوظيفة {job title} في {company}. لدينا طلبك. نقوم بمراجعة الطلبات خلال {X} يوم عمل، وستسمع منا في كلتا الحالتين بحلول {date}. إذا أردنا التحدث، سنرسل لك بريدًا إلكترونيًا لتحديد موعد لمكالمة قصيرة.
{Name}, {title}
إذا لم تتمكن من الالتزام بتاريخ، اكتب "في غضون أسبوعين" بدلاً من ذلك.
مثال 2، الرفض الواضح في مرحلة التقديم
مرحبًا {first name},
شكرًا لاهتمامك بوظيفة {job title} في {company} ولتخصيص الوقت لتقديم طلبك. لقد قمنا بمراجعة طلبك ولن نتقدم به لهذه الوظيفة. {اختياري، فقط إذا كان صحيحًا: لدينا وظائف مفتوحة أخرى في {link} إذا كانت تناسبك.} نحن نقدر لك النظر إلينا، ونتمنى لك الأفضل في بحثك.
{Name}, {title}
لا تزيين، لا وعد للاحتفاظ بهم في السجل، ولا سبب في هذه المرحلة.
مثال 3، ملاحظة الإغلاق
مرحبًا {first name},
شكرًا لتقديمك لوظيفة {job title} في {company}. أردت إبلاغك مباشرة أننا قد {أغلقنا / أوقفنا} هذه الوظيفة، لذا لن نتقدم بأي طلبات في الوقت الحالي. هذا ليس انعكاسًا على طلبك. {إذا تم الإيقاف: إذا أُعيد فتح الوظيفة في الأشهر القادمة، سنرسل لك بريدًا إلكترونيًا أولاً ولن تحتاج إلى التقدم مرة أخرى.} شكرًا مرة أخرى على وقتك واهتمامك.
{Name}, {title}
احتفظ بسطر إعادة الفتح فقط إذا كان هناك شخص مسؤول عنه. لا تقدم شيئًا لا يمكنك فعله.
ما لا يجب قوله
قائمة Dev من العبارات التي يجب تجنبها في كل رفض:
- أي شيء يتعلق بالخصائص المحمية أو البدائل عنها. تجنب الكلمات التي تتعلق بالعمر، مثل "مفرط التأهيل." العائلة أو الرعاية، الصحة، اللكنة أو الأصل، والدين كلها غير مقبولة، وكذلك "الملاءمة الثقافية" بدون سبب وظيفي.
- "سنحتفظ بسيرتك الذاتية في السجلات،" إلا إذا كنت ستفعل ذلك بالفعل.
- سبب كاذب، أو سبب يختلف عن سجلك الداخلي.
- مقارنات مع الشخص الذي قمت بتوظيفه.
- "ليس في هذا الوقت" عندما تكون الإجابة لا.
تدوين سبب يحمل جملة واحدة لكل قرار يجعل من السهل التحقق من ذلك السجل الداخلي، وهو أحد العادات في الدليل حول مقاييس ATS للفرق الصغيرة في التوظيف.
هل يجب عليك إعطاء ملاحظات؟
الافتراض المقترح من Dev هو تقديم ملاحظات للمرشحين الذين تم مقابلة مع مدير التوظيف أو العميل. اجعلها متعلقة بالوظيفة، بشأن السلوك الذي رأيته، ومتسقة مع ما سجلته. المرشحون المدعوون والمصفون لا يحصلون على ملاحظات كقاعدة، ولكن إذا طلب شخص ما بعد مرحلة الفحص، عُد عليهم بأدب. يجب على الوكالات الحصول على موافقة العميل أولاً ووضع الملاحظات في سياق العمل. هذه توجيهات عامة، وليست نصيحة قانونية.
المتقدمون من LinkedIn وIndeed
تصف مساعدة LinkedIn كيفية رفض المتقدمين على إعلان وظيفتك في LinkedIn. تقيم المرشح على أنه غير ملائم، ومع تفعيل إعدادات الأتمتة غير الملائمة، يحصلون على بريد إلكتروني بالرفض بعد ثلاثة أيام. تقول صفحة مساعدة ثانية، أتمتة إرسال رسائل الرفض للمتقدمين للوظائف، أنه يمكنك تغيير التقييم قبل إرسال الرسالة. كما تقول إن المتقدمين خارج دولتك المحددة يتم وضع علامة عليهم كغير ملائم بشكل افتراضي، وللوظائف غير المروّجة يتم إخطارهم تلقائيًا ما لم يكن الإعداد مغلقًا.
دليل Indeed حول إدارة المرشحين على Indeed يقول إن المتقدمين الذين تغيب إجاباتهم في الفحص عن المعايير المطلوبة يتم وضع علامة عليهم كرفوضين. لا يتم إخطارهم ما لم ترسل لهم واحدة من تحديثات البريد الإلكتروني القابلة للتشكيل في Indeed.
نصيحة Dev لمقدمي الطلبات عبر المنصات هي استخدام إجراء الرفض أو الحالة الموجود حيثما كان موجودًا. إنه القناة التي يتوقعها المرشح، ويوقف جلوسهم في حالة "تم التقديم" إلى الأبد. إذا كان لديك بريدهم الإلكتروني وقد قمت بتصفية أو التحدث إليهم، فملاحظة قصيرة ومباشرة تكون أكثر دفئًا. لا تكرر الرسائل الواضحة برفض.
إذا كانت مشكلتك بالعكس، أي عدد قليل جدًا من المتقدمين منذ تغيير الأداة، انظر لماذا تنخفض الطلبات بعد تغيير ATS.
إبلاغ المرشحين أنك تستخدم الذكاء الاصطناعي
قلها من البداية، على إعلان الوظيفة أو صفحة التقديم. الجملة المقترحة من Dev: "نستخدم برامج، بما في ذلك الذكاء الاصطناعي، للمساعدة في ترتيب الطلبات. شخص يراجع كل قرار." في بعض الأماكن، يتطلب إشعار مثل هذا قانونيًا، لذا تحقق من المكان الذي تقوم بالتوظيف فيه. قانون قانون محلي 144 في مدينة نيويورك بشأن أدوات اتخاذ القرارات التلقائية في التوظيف، على سبيل المثال، يتطلب إشعارًا للمرشحين قبل 10 أيام عمل من استخدام مثل هذه الأداة، بالإضافة إلى تدقيق للتحيز خلال السنة السابقة للاستخدام.
في الرفض نفسه، لا تجعل الذكاء الاصطناعي هو السبب. قل إن الفريق هو الذي قرر. قدم وسيلة لطلب مراجعة بشرية أو المزيد من المعلومات. لا تقل أبدًا أنك لم تستخدم الذكاء الاصطناعي عندما فعلت، ولا توحي بأن شخصًا ما قرأ كل سيرة ذاتية بالكامل إذا لم يفعل أحد ذلك. للحصول على المزيد حول إشارات قائمة على النتائج في التوظيف، انظر التوظيف العادل على أساس الخوارزميات وإشارات قائمة على النتائج.
تم توقيع SB 26-189 في كولورادو في 14 مايو 2026 وينطبق على التوظيف والتوجيهات الأخرى ذات العواقب التي تتم في أو بعد 1 يناير 2027. يجب على أصحاب العمل إعطاء إشعار قبل استخدام أداة تلقائية تؤثر بشكل كبير على هذه القرارات. إذا كانت النتيجة ضد مرشح، يجب على صاحب العمل وصف القرار ودور الأداة بلغة بسيطة خلال 30 يومًا. يمكن للمرشحين أيضًا تصحيح بياناتهم و، حيثما كان ذلك معقولًا تجاريًا، طلب مراجعة بشرية. لا تزال قواعد المدعي العام قيد الإعداد، ويمثل أمر المحكمة الفيدرالية حاليًا عائقًا أمام التنفيذ. هذه معلومات عامة، وليست نصيحة قانونية. إذا كنت تقوم بالتوظيف في كولورادو، اسأل محاميك عما يعنيه ذلك بالنسبة لك.
الأسطورة: قول لا مضمونة أفضل من عدم قول شيء
الصمت يجعل الناس في حالة انتظار. لا تهمل رسالة قصيرة وواضحة ترفض بها خلال أسبوع أو أسبوعين، فهذه أفضل من رسالة شخصية لم تُكتب أبداً.
أسطورة ذات صلة تقول إن الرفض الشخصي لا يمكن أن يتسع. هذا خلط في المراحل. قم بتخصيص الرفض بعد المقابلات، واستخدم القوالب في مرحلة التقديم.
أسئلة شائعة
كيف أرفض 200 متقدم دون إرسال بريد إلكتروني لكل واحد منهم يدوياً؟
قم بترتيبهم، فرزهم إلى المقابلين المحتملين، والذين تقريباً لا يناسبون، وأولئك الذين ليس لهم فرصة، ثم تحقق من الأسفل، وأرسل قالب واحد لكل مجموعة على دفعات صغيرة خلال يوم أو يومين. استخدم خيار الرفض في المنصة إذا كان موجوداً.
متى يجب أن أرسل بريد الرفض؟
التوقيت الأفضل هو خلال أسبوع إلى أسبوعين للمرشحين في مرحلة التقديم، وفي غضون بضعة أيام عمل للمرشحين الذين تم فرزهم، ومن 1 إلى 3 أيام عمل بعد المقابلة. أرسل ملاحظة إغلاق في اليوم الذي يغلق فيه الدور أو يتم تأجيله.
هل تنبه علامة "غير مناسب" على LinkedIn الشخص؟
تقول مساعدة LinkedIn إنه عند تفعيل إعدادات تلقائي الـ Not a fit، يحصل المرشحون الذين تم تصنيفهم على أنهم غير مناسبين على بريد إلكتروني بالرفض بعد ثلاثة أيام. يمكنك تغيير التصنيف قبل إرسال الرسالة.
ماذا يجب أن يتضمن بريد الرفض بعد المقابلة؟
شكر لهم على وقتهم، ورفض واضح، وتعليقات إذا كنت تقدمها. اجعل التعليقات تتعلق بالوظيفة ومتناسقة مع ملاحظاتك. بالنسبة للمرشحين النهائيين، اتصل أولاً وتابع عبر البريد الإلكتروني خلال 1 إلى 3 أيام عمل.
هل يجب أن أخبر المرشحين أن الذكاء الاصطناعي ساعد في ترتيبهم؟
قل ذلك بوضوح على إعلان الوظيفة أو صفحة التقديم، على سبيل المثال: نستخدم برامج، بما في ذلك الذكاء الاصطناعي، للمساعدة في ترتيب الطلبات. يراجع شخص كل قرار. في الرفض، قل إن الفريق هو من قرر، وقدم وسيلة لطلب مراجعة بشرية.
مزيد من تجارب المرشحين وأدلة التوظيف موجودة على مدونة Curriculo ATS.