Las métricas ATS que valen la pena para un equipo pequeño son el tiempo en etapa, el tiempo de respuesta, la conversión de etapa, el tiempo para cubrir una vacante y una lista breve de calidad de contratación. La mayoría de los sistemas de seguimiento de candidatos registran las primeras cuatro a partir de fechas y horas. La calidad de contratación y las razones de rechazo de ofertas necesitan que una persona las ingrese manualmente. Con alrededor de 10 contrataciones al año, lea los nombres y los recuentos antes de los porcentajes.
Por Dev Rishi Khare, ex ingeniero de aprendizaje automático en Amazon (búsqueda y recomendaciones) y Synopsys
Abre la página de informes en su ATS y hay más gráficos que vacantes abiertas. La mayoría de ellos describen la actividad, y muy pocos le indican si una contratación está a punto de retrasarse. Esta guía ordena los números en los que su sistema ya registra, los que solo existen si alguien los escribe, y los que debe dejar de buscar.
Las reglas generales aquí son la visión de Dev, no datos medidos. Para una introducción más amplia sobre el tema, consulte qué cubre el análisis de datos de reclutamiento.
Métricas que la mayoría de los sistemas de seguimiento de candidatos registran automáticamente
La mayoría de los sistemas de seguimiento de candidatos registran una fecha y hora cada vez que un candidato solicita, cambia de etapa o recibe una respuesta. Eso es suficiente para calcular estas cinco métricas sin trabajo adicional.
| Métrica | Fórmula | Cómo interpretarla |
|---|---|---|
| Tiempo en etapa | Fecha en que el candidato salió de la etapa menos la fecha en que la ingresó | Utilizar la mediana por etapa, no el promedio |
| Tiempo para preseleccionar | Fecha en que se envió la primera preselección o presentación menos la fecha en que se abrió el puesto | Un número por rol |
| Conversión de etapa | Candidatos que alcanzaron la etapa N+1 divididos por candidatos que alcanzaron la etapa N | Por rol o por trimestre |
| Volumen de fuente | Solicitantes por fuente, y posteriormente, contrataciones por fuente | El volumen solo dice poco sobre la idoneidad |
| Tiempo de respuesta | Fecha de la primera respuesta menos la fecha de solicitud | Mediana, más la participación respondida dentro de 2 días hábiles |
El tiempo en la etapa es el que detecta problemas temprano. Si los candidatos permanecen en la etapa de "revisión del gerente de contratación" durante más de una semana mientras que todas las demás etapas avanzan en un día o dos, sabes dónde se encuentra atascado el rol antes de que alguien se queje.
La conversión de etapas se superpone con la pregunta de cuántos candidatos se entrevistan por contratación, que tiene su propia guía con benchmarks con fuentes. En pequeño volumen, lee la conversión por trimestre, porque un solo rol rara vez tiene suficientes candidatos para decir mucho.
El volumen de fuentes también es donde un cambio de herramienta se muestra primero. Si las solicitudes por rol disminuyeron el mes en que se cambió de sistema, trabaja a través de las verificaciones en por qué las solicitudes disminuyen después de cambiarATS antes de leer cualquier cosa en la tendencia.
Métricas que necesitan la entrada de una persona
Ninguna marca de tiempo te dice si una contratación resultó bien o por qué se rechazó una oferta. Estas tres solo existen si alguien las registra.
Calidad de la contratación
El consejo de Dev es mantener esto simple. A los 90 días, y nuevamente a los 6 o 12 meses, haz al gerente de contratación dos preguntas:
- ¿Volverías a contratar a esta persona, sí o no?
- ¿Están por debajo, cumpliendo o superando las expectativas establecidas en la incorporación?
Agrega si la persona sigue allí a los 90 días y a los 12 meses. Mantén una fila por contratación y lee la lista, porque un porcentaje construido sobre ocho filas oculta más de lo que muestra. Si eres una agencia, usa la respuesta del cliente y anota si ese cliente regresó con otro rol.
Razones para rechazar ofertas
Asignar a cada oferta rechazada exactamente una razón de una lista fija: salario, contraoferta, otra oferta, política de ubicación o remota, alcance del rol, proceso demasiado lento o otro. Una lista fija es más importante que el texto exacto. Las razones de texto libre no se pueden contar y, para la tercera declinación, nadie recuerda lo que se dijo en la primera.
Costo por contratación
La fórmula es costos externos más costos internos, divididos por contrataciones. Los costos externos son anuncios, publicaciones patrocinadas, tarifas de agencia y herramientas. Los costos internos, como el tiempo de los reclutadores y los entrevistadores, son opcionales, siempre y cuando se especifique qué se incluyó.
Una respuesta en un hilo de r/smallbusiness, Plataformas de contratación? ¿Utilizan indeed?, presenta la mejor versión en una línea: "Seguir el costo por entrevista calificada en lugar del costo por solicitud."
Tiempo de contratación versus tiempo de llenado
La gente utiliza estos dos términos de manera intercambiable, y miden cosas diferentes.
El tiempo de contratación comienza el día en que el candidato eventual entró en el proceso de selección y termina el día en que aceptó la oferta. Indica la velocidad a la que se mueve a un candidato una vez que se lo ha encontrado.
El tiempo de llenado comienza el día en que se abrió o aprobó el puesto y termina el día en que se aceptó la oferta. Algunos equipos lo finalizan en la fecha de inicio en su lugar, así que especifique cuál se utiliza. Indica cuánto tiempo estuvo vacío el puesto.
El tiempo de llenado siempre es igual o mayor que el tiempo de contratación. La brecha entre ellos es el tiempo que se tardó en encontrar a la persona. Una brecha larga indica problemas de selección o de la publicación del puesto, mientras que un tiempo de contratación largo indica problemas en el propio proceso. Si se desean números externos para comparar, véase indicadores de tiempo de contratación para 2026, y léalos con la advertencia en la siguiente sección.
Por qué los porcentajes engañan a 10 contrataciones al año
Aproximadamente 10 contrataciones al año, cualquier porcentaje construido sobre dígitos únicos puede variar significativamente por una sola persona. La aceptación de ofertas, la retención a los 90 días y la fuente de contratación pueden moverse cada una entre 10 y 20 puntos debido a un solo candidato.
Ilustración, no datos
Supongamos que 9 de las 10 contrataciones del año pasado seguían allí a los 90 días, y este año son 8 de 10. Esto se lee como un 90% que cae al 80%, una disminución de 10 puntos porcentuales, o alrededor del 11% en términos relativos. La diferencia es una persona. Analice por qué esa persona se fue antes de cambiar nada.
Los promedios tienen la misma debilidad. Una sola búsqueda de ejecutivo lenta puede arrastrar el tiempo medio para llenar una posición durante semanas, así que use la mediana o liste cada contratación con sus fechas. Las referencias de grandes empresas también son una mala comparación. En comparación con ellas, puede parecer lento cuando en realidad está bien, o puede parecer bien mientras un competidor más rápido se lleva a sus candidatos.
El consejo de Dev a este volumen: realizar un seguimiento de los recuentos y una lista de cada contratación con fechas, y leer las tendencias durante 6 a 12 meses en lugar de mes a mes.
Un panel de control de cinco números para aproximadamente 10 contrataciones al año
Si desea un panel de control de métricas de contratación que quepa en una sola pantalla, Dev sugiere estos cinco números.
- Puestos abiertos, más el número de los que han estado abiertos durante 30 o más días y durante 60 o más días.
- Días medios hasta la primera respuesta en los últimos 30 días.
- Entrevistas iniciales (o presentaciones) por contratación, durante 12 meses.
- Tiempo medio para llenar, durante 12 meses, con cada contratación lista debajo.
- Una lista de calidad de contratación: cada contratación en los últimos 12 meses, con la respuesta de si se volvería a contratar a los 90 días y si sigue allí.
Cómo sugiere Dev que lo lea una vez al mes:
- Compararlo con los 12 meses móviles, no con el mes anterior.
- Leer la lista detrás de cada número, ya que una búsqueda lenta o un empleado que se va temprano suele explicar un cambio.
- Actuar solo sobre un patrón, como tres meses que se mueven de la misma manera o la misma razón de declive dos veces.
- Tomar una acción al mes como máximo, y comprobarla al mes siguiente.
Ignorar completamente los cambios porcentuales de un mes a otro a este tamaño.
El informe semanal de clientes para agencias
Si reclutas para clientes, tu informe es un documento diferente de tu propio panel de control. La versión sugerida por Dev es una pantalla por rol:
- Candidatos por etapa, quién está frente al cliente ahora y el próximo paso para cada uno.
- Días esperando la retroalimentación del cliente, nombrados por candidato.
- Una línea sobre el mercado, como la presión salarial, ofertas competidoras o una oferta de talentos escasa.
- Decisiones que el cliente necesita tomar, con fechas.
Algunas cosas permanecen internas. Tu embudo de fuentes completo y los números de alcance permanecen fuera del informe, y también lo hace todo el que se descartó y por qué, porque el cliente recibe la lista corta. Las expectativas salariales esperan hasta que importan para una oferta. Otros clientes o roles de un candidato, y tus propias tasas de conversión, permanecen internos también. La razón de Dev es que el cliente compra resultados, no un registro de actividades.
Cuando el fundador es el reclutador
Los fundadores que contratan junto con su trabajo diario necesitan tres hábitos más que cualquier métrica, en la opinión de Dev:
- Cada candidato en un solo lugar, con su etapa y la fecha en que se les tocó por última vez.
- Una razón de una línea para cada decisión, incluyendo rechazos, avances y ofertas declinadas.
- Quince minutos al mes en roles abiertos, días hasta la primera respuesta y la lista de contrataciones y declinaciones.
Esa razón de una línea también mantiene honestos los correos electrónicos de rechazo, lo que la guía sobre cómo rechazar a los solicitantes sin ignorar a nadie cubre paso a paso.
Una hoja de cálculo es suficiente para un puesto con menos de unos 30 a 50 solicitantes. La señal de Dev para pasar a un ATS es cualquiera de las siguientes:
- Más de un puesto abierto.
- Las solicitudes entrantes que no se pueden responder dentro de 2 días hábiles.
- Más de una persona que interactúa con los candidatos, como un cofundador o una agencia.
- La primera vez que se pierde la pista de alguien.
La razón real para cambiar es que los candidatos dejan de caer en el olvido entre Gmail y la hoja. Las métricas llegan como un subproducto.
Un error común es nunca anotar por qué un candidato declinó, fue rechazado o se estancó. Sin esas razones, los números posteriores no tienen nada que los explique.
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Qué dejar de rastrear
El primer corte de Dev es el costo por contratación para un equipo pequeño sin gastos publicitarios o de agencia reales. El número termina construido sobre estimaciones de tiempo supuestas y un puñado de contrataciones, y lo empuja hacia la opción de menor costo en lugar de la rápida o buena. Su segunda opción es los solicitantes por puesto como medida de éxito, porque recompensa el ruido.
Su punto de vista contrario: en pequeño volumen, una lista supera un panel de control. Diez nombres con fechas, fuente, por qué aceptaron y cómo les va a los 90 días te dirán más que cualquier gráfico. Te ganas el derecho a las tasas una vez que tengas el volumen para respaldarlas.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las métricas ATS más importantes para un equipo pequeño!
Tiempo en etapa, tiempo de respuesta, conversión de etapa, tiempo para cubrir y una lista de calidad de contratación. La mayoría de los sistemas de seguimiento de aplicaciones registran las primeras cuatro a partir de marcas de tiempo. La calidad de contratación requiere una respuesta del gerente a los 90 días y nuevamente a los 6 o 12 meses.
¿Cuál es la diferencia entre tiempo para contratar y tiempo para cubrir!
El tiempo para contratar comienza cuando el eventual contratado ingresa al proceso. El tiempo para cubrir comienza cuando el trabajo se abrió o fue aprobado. Ambos suelen terminar en la aceptación de la oferta, y el tiempo para cubrir es siempre el mismo o más largo.
¿Qué métricas ATS no se pueden registrar automáticamente!
Calidad de contratación, razones de rechazo de ofertas y el lado interno del costo por contratación. Necesitan que una persona ingrese una respuesta, idealmente de una lista fija, para que puedan contarse más adelante.
¿Cómo leo las métricas de contratación con solo 10 contrataciones al año!
El consejo de Dev es utilizar cuentas, medianas y una lista de cada contratación con fechas. Comparar con los 12 meses anteriores y leer tendencias durante 6 a 12 meses. Un cambio de 9 de 10 a 8 de 10 es una persona, así que verifique por qué antes de cambiar nada.
¿Qué ATS informes registran la conversión de etapa y las razones de abandono!
La mayoría de los sistemas de seguimiento de aplicaciones registran los movimientos de etapa con marcas de tiempo, por lo que la conversión de etapa suele estar disponible. Las razones de abandono y rechazo suelen depender de que su equipo elija una razón de una lista fija cada vez, así que verifique que el campo exista y que la gente lo complete.
Más métricas de contratación y guías de contratación están en el blog Curriculo ATS.