Construye un proceso de contratación enumerando las decisiones que cada candidato debe tomar, luego convierte cada una en una etapa con un responsable único. La mayoría de los equipos pequeños necesitan cinco o seis: aplicados, filtrados, primera entrevista, entrevista final, oferta, y contratados o rechazados. Define lo que los candidatos escucharán en cada etapa y la velocidad.
Por Dev Rishi Khare, ex ingeniero de aprendizaje automático en Amazon (búsqueda y recomendaciones) y Synopsys
¿Qué es una canalización de contratación, en una línea?
Un proceso de contratación es el conjunto de etapas por las que pasa un candidato entre su solicitud y la recepción de una decisión final. Cada etapa registra en qué situación se encuentra el candidato, quién debe actuar y qué sucede a continuación.
Consulta la definición completa del proceso de contratación de si necesitas separar las etapas del proceso de contratación del proceso de reclutamiento más amplio.
¿Por qué debería cada etapa ser una decisión, no una etiqueta?
Los equipos pequeños a menudo copian nombres de escenario de otra empresa o de una plantilla ATS. Eso puede dejarle con etapas que parecen organizadas, pero que no le dicen a nadie qué hacer.
Un reclutador fundador describió el problema como "Cuentos de etapas que existían para hacer que un embudo pareciera sofisticado." El mismo reclutador describió la versión mejorada: "Cada etapa ahora se relaciona con una decisión que una persona específica realmente toma."
Comience por escribir las decisiones requeridas para una contratación. Para cada decisión, nombra a un propietario y la evidencia que esa persona necesita. Convierte esas decisiones en etapas.
Una etapa llamada "Revisión del gerente" es vaga. Una etapa llamada "Screened" tiene una decisión de salida clara: invitar al candidato a una entrevista o rechazar la solicitud.
Esta estructura también expone pasos innecesarios. Si dos etapas tienen el mismo propietario, evidencia y decisión, combínelas. Una pequeña empresa rara vez necesita etapas separadas para la revisión de los reclutadores, la revisión de los currículos, la revisión de los perfiles y la revisión de la lista de preseleccionados.
¿Qué etapas necesita una pequeña empresa?
Cinco o seis etapas cubrirán la mayoría de las contrataciones de pequeñas empresas. La tabla siguiente es un punto de partida, no un calendario universal. Define tu propio horario objetivo en función de la disponibilidad de tu equipo y del rol.
| Escenario | Decisión tomada | Propietario | Objetivo sugerido que estableciste | Lo que escucha el candidato |
|---|---|---|---|---|
| Aplicado | ¿La solicitud está completa y es elegible para su revisión? | Reclutador o propietario del puesto | Revisar en dos días hábiles | Confirmación de que la solicitud ha llegado |
| Seleccionado | ¿Hay suficiente evidencia para una conversación? | Reclutador o gerente de contratación | Decida dentro de dos días hábiles | Invitación o rechazo para una entrevista |
| Primera entrevista | ¿El candidato cumple con los requisitos principales del puesto? | Gerente de contrataciones | Registra la decisión el mismo día | Siguiente paso, cronometrar o rechazar |
| Entrevista final | ¿Tiene el equipo suficiente evidencia para contratar? | Propietario de la decisión final | Recopilar comentarios en un día hábil | Momento de la decisión y cualquier paso restante |
| Oferta | ¿La empresa hará una oferta y el candidato la aceptará? | Gerente de contrataciones o fundador | Establecer una fecha de respuesta interna | Oferta escrita y fecha de respuesta |
| Contratado o rechazado | ¿El proceso está cerrado para este candidato? | Reclutador o propietario del puesto | Cerrar una vez que la decisión sea definitiva | Detalles de bienvenida o una negativa directa |
Aplicado y filtrado
La fase de aplicación responde a una pregunta concreta: ¿ha ingresado esta persona en el proceso? Mantenerlo separado de la selección para que las nuevas solicitudes no se mezclen con los candidatos que alguien ya ha revisado.
En la fase de selección, compara cada solicitud con los mismos requisitos del puesto. Decida qué evidencia merece una entrevista antes de que lleguen las solicitudes. Si tu equipo necesita una tarjeta de puntuación o un protocolo de decisión, consulta el resto de un sistema de contratación.
Indica también el propietario de la copia de seguridad. Un fundador que revisa solicitudes entre llamadas de ventas puede mantener toda la canalización sin darse cuenta. Un propietario de respaldo evita que la cola quede sin atender cuando el revisor principal no está disponible.
Primera y última entrevista
Cada entrevista requiere una decisión distinta. La primera podría evaluar si el candidato puede realizar el trabajo y desea el puesto. La reunión final podría revisar la evidencia abierta, confirmar los términos laborales y tomar la decisión de contratación.
No repitas la primera entrevista con más personas. Asigne a cada entrevistador un área definida para evaluar, y luego solicite retroalimentación escrita antes de la discusión grupal. Eso evita que un orador seguro de sí mismo sustituya la evidencia por una primera impresión contundente.
Para algunos puestos, una entrevista es suficiente. Mantener una entrevista final solo cuando otra decisión genuinamente permanezca.
Ofrecido, contratado y rechazado
La etapa de oferta necesita un responsable, un rango de compensación aprobado y una fecha de respuesta. Decida quién puede responder las preguntas de los candidatos y quién puede aprobar cualquier cambio.
Mover a los candidatos a contratados solo después de la aceptación. Cerrar a los candidatos rechazados una vez que la decisión sea definitiva, incluidos los candidatos fuertes que se evaluaron tarde en el proceso. Dejarlos en una etapa de entrevista hace que el recuento del canal sea poco fiable y puede provocar que no se realicen los seguimientos necesarios.
¿Qué deberían escuchar los candidatos en cada etapa?
Los candidatos no deberían tener que inferir su estado a partir del silencio. Escribe un mensaje corto para cada cambio de etapa antes de abrir el rol.
La confirmación de la solicitud debe indicar que la solicitud ha llegado y qué sucede a continuación. Una invitación para una entrevista debe incluir el formato, los participantes, la duración prevista y las instrucciones de programación. Un rechazo debe comunicar la decisión de forma clara, sin prometer retroalimentación que no se pueda proporcionar.
Tu proceso interno debe cubrir cinco puntos:
- El mensaje enviado cuando un candidato entra al escenario.
- La persona responsable de enviarlo.
- El tiempo máximo de espera antes de que el candidato reciba una actualización.
- La próxima acción esperada del candidato.
- La persona de contacto para preguntas.
Un ATS puede gestionar correos electrónicos de movimiento de etapa cuando un candidato cambia de etapa. Un breve retraso opcional le da al propietario tiempo para corregir un movimiento erróneo antes de que se envíe el mensaje. Revise los mensajes de rechazo antes de enviarlos, especialmente después de las entrevistas.
¿Cuándo deja de funcionar una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo puede asumir un rol cuando una persona es dueña de cada decisión. Los problemas comienzan cuando el trabajo se mueve fuera de la hoja.
Responsable de Adquisición de Talento describió un proceso anterior de la siguiente manera: "Antes de usar [], se dependía de hojas de cálculo y de una combinación de herramientas desconectadas para seguir a los candidatos, lo que generaba mucho ruido y trabajo manual."
Las señales de advertencia prácticas son fáciles de detectar:
- Abres un segundo rollo y duplicas pestañas o fórmulas.
- Un segundo revisor mantiene la retroalimentación por correo electrónico o chat.
- Las respuestas de los candidatos se encuentran en una bandeja de entrada sin una actualización de canalización correspondiente.
- Dos personas contactan al mismo candidato.
- Nadie puede decir cuánto tiempo ha estado esperando una solicitud.
- Los candidatos rechazados permanecen mezclados con los candidatos activos.
El problema no es la hoja de cálculo en sí. Es la brecha entre la fila y las conversaciones que la rodean. Un consultor de contratación describió haber visto a : «Seis meses después, la mitad de sus reclutadores volvieron a las hojas de cálculo, los gerentes de contratación enviaban comentarios por correo electrónico en lugar de registrarlos»..
Mudarse al software de contratación de cuando mantener la hoja precisa se convierte en un trabajo separado. El desencadenante más fuerte suele ser la coordinación: un segundo rol abierto, un segundo revisor o la comunicación con los candidatos dispersa en varios hilos de correo electrónico.
¿Qué debería medir en una pequeña tubería?
Cuenta las pistas antes de construir un panel de control. Con un pequeño número de solicitantes, un solo candidato puede cambiar drásticamente el porcentaje de conversión.
Comience con tres medidas:
- Conteo por etapa. Esto muestra dónde están esperando los candidatos ahora.
- Tiempo en el escenario. Esto muestra qué decisión o responsable está reteniendo el proceso.
- Conversión de escenario. Esto muestra cuántos candidatos pasan de una etapa a la siguiente.
Lea las medidas juntas. Una larga cola de revisión con el tiempo de espera en aumento indica la capacidad de los revisores. Una caída pronunciada después de la primera entrevista puede indicar criterios de selección poco rigurosos o una entrevista que evalúa aspectos que la solicitud nunca cubrió.
Desglosar las cifras por puesto de trabajo. Combinar un puesto de ventas con un rol de ingeniería especializado puede ocultar lo que está sucediendo en ambos.
Revisión de las métricas ATS que importan para equipos pequeños para un conjunto de medición más amplio. Si el volumen de entrevistas es la preocupación, compara tu proceso con el de , con 6 candidatos entrevistados por cada contratación.
¿Cómo mantiene informados a los gerentes de contratación sin notificaciones de estado?
Proporcione a los gerentes de contratación una vista única del proceso de contratación y una rutina de revisión fija. Deberían poder ver qué candidatos necesitan retroalimentación, qué entrevistas están programadas y qué decisiones están vencidas, sin solicitar una actualización por separado.
En IT y el revisor de operaciones de contratación describieron el valor de esa configuración: "La vista del pipeline de candidatos es intuitiva y permite a los gerentes de contratación ver exactamente en qué punto se encuentra cada solicitante sin tener que pedirle a HR una actualización."
El acceso por sí solo no crea un hábito. Asigne a cada gerente un horario recurrente para revisar a sus candidatos. Mantén las solicitudes de retroalimentación vinculadas a un candidato y etapa. Si el gerente sigue enviando comentarios por correo electrónico, un propietario debe registrar la decisión en el pipeline.
Un resumen diario puede poner al descubierto el trabajo pendiente sin necesidad de otra reunión de estado. La tubería sigue siendo el registro, mientras que los puntos de la reunión orientan a cada propietario hacia las decisiones que los esperan.
¿Cómo configura esto el Curriculo?
Curriculo es una forma de poner este modelo en práctica. Puedes crear etapas personalizadas por trabajo y usar automatizaciones de canalización para gestionar acciones repetibles de etapas. Las etapas de movimiento de correos admiten un retraso opcional, y cada trabajo tiene una dirección de aplicación que enruta las solicitudes a su canalización.
Curriculo ATS califica a cada candidato con una puntuación de 0 a 100 en relación con tu puesto de trabajo, acompañado de un resumen escrito AI sobre su ajuste. Tú sigues decidiendo quién avanza y quién recibe la oferta.
Para la limpieza rutinaria, puedes rechazar varios candidatos a la vez de la canalización de un trabajo. Esto no reemplaza la revisión ni convierte cada rechazo en un correo electrónico automático.
Starter es gratis para siempre e incluye trabajos activos ilimitados, miembros de equipo ilimitados y 1,000 candidatos clasificados. Pro incluye 10,000 candidatos clasificados y cuesta $50 al mes por oferta de lanzamiento, lo que representa un 50% de descuento sobre el precio de lista de $100. No hay tarifas por asiento.
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Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las etapas de un proceso de contratación?
Un proceso de contratación para pequeñas empresas suele incluir las etapas de solicitud, selección, primera entrevista, entrevista final, oferta y contratación o rechazo. Cada etapa debe corresponder a una decisión, tener un responsable definido y determinar lo que el candidato escuchará a continuación. Puede eliminarse la entrevista final cuando una entrevista proporcione suficiente evidencia para tomar la decisión de contratación.
¿Cuál es la diferencia entre una canalización de contratación y una canalización de talento?
Un proceso de contratación rastrea a los solicitantes que avanzan en el proceso de contratación activo para un puesto específico. Un canal de talento es un grupo de personas que podrían adecuarse a puestos actuales o futuros, incluidas aquellas que no hayan presentado solicitud. Uno gestiona las decisiones activas. El otro mantiene a los candidatos potenciales disponibles para contacto posterior.
¿Cuántas etapas debería tener el proceso de contratación de una pequeña empresa?
La mayoría de los equipos pequeños necesitan cinco o seis etapas. El número correcto depende de cuántas decisiones distintas tome tu equipo. Combina las etapas cuando tengan el mismo propietario y decisión. Añade una etapa solo cuando registre un resultado separado, como una muestra de trabajo que determine quién llega a la entrevista final.
¿Puedo ejecutar una canalización de contratación en Gmail o en una hoja de cálculo?
Sí, por un rol con un solo propietario. Se vuelve más difícil cuando se añade otro revisor, otra oferta de trabajo abierta o conversaciones con candidatos a través de varios hilos de correo electrónico. Muévase a un ATS cuando mantener la hoja de cálculo se convierta en una tarea separada o cuando los miembros del equipo no puedan ver la última decisión sin solicitar una actualización.
¿Qué métricas del proceso de contratación son importantes para un equipo pequeño?
Rastrea la cantidad de candidatos en cada etapa, el tiempo que permanecen en ellas y la conversión entre etapas. Revise los conteos antes de los porcentajes cuando el volumen de contratación sea bajo. Mida por trabajo, no por combinar diferentes roles. Estas cifras muestran dónde hay trabajo pendiente y dónde tus criterios pueden necesitar revisión.