La sincronización de correos electrónicos de contratación debe poner todos los correos electrónicos de los candidatos en el registro de ese candidato, coincidiendo con el trabajo correcto, con respuestas mantenidas en el mismo hilo. Los mensajes personales deben venir de una dirección real que los candidatos puedan responder, nunca de una que no responda. Los avisos automáticos pueden venir de una dirección de contratación dedicada, siempre y cuando las respuestas aún lleguen a su equipo.
Por Dev Rishi Khare, ex ingeniero de aprendizaje automático en Amazon (search and recommendations) y Synopsys
¿Qué significa sincronizar los correos electrónicos de reclutamiento?
Una buena sincronización de correo electrónico de reclutamiento conecta la actividad de correo electrónico con el registro de contratación. Cuando un candidato responde, debe ver el mensaje junto a su solicitud, trabajo, etapa y correspondencia anterior. Su equipo no debería tener que buscar varias bandejas de entrada para reconstruir la conversación.
La sincronización bidireccional significa que el ATS puede registrar el correo entrante y enviar respuestas a través de la cuenta conectada. Las conexiones unidireccionales manejan sólo parte de ese intercambio. Algunos pueden enviar mensajes pero no pueden traer respuestas a los registros de candidatos. Otros pueden importar mensajes pero no pueden enviar desde la dirección del reclutador.
Mira más allá de una etiqueta genérica de "integración de correo electrónico". El vendedor podrá solicitar tres permisos separados:
- El envío de correo electrónico permite al ATS enviar correo a través de su cuenta.
- Sincronización de bandeja de entrada permite leer los mensajes entrantes relevantes y conectarlos con los registros de candidatos.
- El acceso al calendario admite la programación a través de la cuenta conectada.
Esos permisos no deben ser combinados en lenguaje vago. Deberías saber qué hace cada conexión antes de otorgar acceso. Una bandeja de entrada de correo electrónico ATS para Gmail y Outlook también debe mostrar a qué candidato, trabajo y hilo pertenece cada mensaje.
¿Deberían los correos electrónicos de los candidatos venir de su propia bandeja de entrada o de una dirección del sistema?
El remitente correcto depende del mensaje. Un seguimiento de la entrevista se beneficia de una persona reconocible. Un buzón compartido de contratación puede ser más seguro cuando varios reclutadores necesitan acceso. Una dirección ATS por trabajo puede hacer que el enrutamiento de aplicaciones sea más confiable.
La elección equivocada es una dirección sin respuesta para una conversación que puede necesitar una respuesta.
| El remitente | ¿Puede responder el candidato? | ¿Quién ve el hilo si el reclutador se va? | ¿El ATS necesita leer su buzón? | Lo que pueden pensar los candidatos |
|---|---|---|---|---|
| Caja de entrada de trabajo personal | - Sí , es cierto . | Depende de la propiedad de la cuenta y de los registros de ATS | Por lo general, para la sincronización entrante | Una persona real maneja el proceso. |
| Caja de correo compartida de contratación, como trabajos@ | - Sí , es cierto . | El equipo de contratación puede mantener el acceso | Por lo general, si los mensajes se sincronizan con el ATS | La compañía tiene un canal de contratación monitoreado |
| Dirección ATS por trabajo | Sí, si las respuestas son compatibles | El equipo puede retener el hilo ATS | No se requiere acceso personal a la buzón | La dirección es procedimental pero utilizable |
| Dirección sin respuesta | No , no . | No hay un hilo de respuesta de candidato | No , no . | Las preguntas no son bienvenidas. |
La elección del emisor afecta más que el tono. Determina si un candidato puede corregir un anexo, responder una pregunta de programación o decirle que otra oferta ha cambiado su cronograma.
Un fundador describió el costo claramente: "No respondí a las personas que no eran aptas, perdí candidatos a mitad de proceso (buenos, probablemente). "
La automatización puede crear un problema diferente cuando nadie puede rastrear su origen. Un empleador escribió, "Es un poco difícil gestionar mensajes automatizados. A veces no podemos localizar el origen del mensaje para encenderlo o apagarlo".
Cuando tu propia dirección es el remitente correcto
Utilice su dirección de trabajo para mensajes que inviten a una respuesta personal. Entrevistas de seguimiento, solicitudes de aclaración, ofertas de discusiones y actualizaciones después de un largo proceso todo encaja.
Los candidatos pueden responder sin cambiar de canal, y el remitente es fácil de reconocer. El ATS debe conservar el hilo en el registro de los candidatos para que los colegas puedan ver el contexto de la contratación sin tener acceso a correos no relacionados.
Una dirección personal crea un riesgo de continuidad. Si un reclutador se va o pierde el acceso, la empresa todavía necesita el registro de contratación. Compruebe si el ATS conserva los mensajes ya adjuntos a los candidatos y si otro miembro autorizado del equipo puede continuar la conversación.
Cuando una dirección de contratación dedicada es mejor
Una dirección compartida como jobs@ funciona cuando varias personas monitorean las aplicaciones. Se separa el correo de contratación de la correspondencia personal y le da a la empresa el control cuando las responsabilidades cambian.
Una dirección por trabajo agrega enrutamiento. Las solicitudes de un puesto de operaciones pueden llegar a ese trabajo sin que alguien envíe manualmente cada currículum. Esto es útil cuando el mismo equipo tiene varios roles abiertos con títulos similares.
El acceso compartido necesita una propiedad clara. Decida quién responde los mensajes, quién puede conectar la cuenta y cómo el ATS maneja el correo que no coincide con un trabajo abierto.
¿Por qué una dirección sin respuesta le cuesta a los candidatos
Los candidatos responden por razones prácticas. Es posible que necesiten reemplazar un currículum, corregir un número de teléfono, revelar un conflicto de horarios o preguntar qué formato de entrevista esperar.
Una dirección sin respuesta bloquea ese camino. El candidato tiene que encontrar otro contacto, comenzar un nuevo hilo, o renunciar. Su ATS todavía puede mostrar que se envió un correo electrónico, mientras que el equipo de contratación pierde la respuesta que habría mantenido el proceso en movimiento.
¿Qué debería hacer la sincronización con un correo electrónico de solicitud?
Un correo electrónico de aplicación necesita más que almacenamiento. El sistema debe identificar el trabajo previsto, crear o actualizar el registro de candidatos, adjuntar el currículum y conservar el hilo original.
Al menos, compruebe cómo un proveedor maneja estos casos:
- El correo electrónico contiene un currículum PDF o DOCX y nombra un papel específico.
- El candidato ya ha solicitado el mismo puesto.
- El currículum carece de una respuesta requerida o detalles de contacto.
- El correo electrónico podría coincidir con varios puestos de trabajo.
- El mensaje no coincide con ningún trabajo.
Los duplicados deben ser detectados por el candidato y el puesto de trabajo, no sólo por el nombre. Dos personas pueden compartir un nombre, y una persona puede solicitar papeles separados.
El correo no parecido no debería desaparecer en una bandeja de entrada general. Necesita una cola de revisiones donde tu equipo pueda asignarlo. El proveedor también debe explicar si los mensajes no iguales desencadenan una respuesta automática. El silencio es más seguro que enviar el reconocimiento del trabajo equivocado.
Gmail o Microsoft 365, ¿qué cambia?
Tanto las cuentas de trabajo de Gmail como de Microsoft 365 pueden conectarse a través de OAuth, pero el comportamiento de la dirección puede diferir según el proveedor. Pida al vendedor que explique esas diferencias antes de publicar una dirección de solicitud.
Las configuraciones deben separar el envío, el acceso a la bandeja de entrada y el acceso al calendario. Un permiso de calendario no explica automáticamente lo que el producto puede leer en el correo electrónico. Del mismo modo, el permiso para enviar no demuestra que las respuestas de los candidatos regresarán a la ATS.
Confirme estos detalles:
- Si el correo se envía desde su dirección de trabajo conectada.
- Cómo los mensajes entrantes se ajustan a un trabajo.
- ¿Qué pasa cuando no se puede identificar un trabajo?
- Si el proveedor admite las etiquetas de dirección por puesto de trabajo.
- Cómo las encuestas afectan el retraso antes de que aparezca un mensaje.
No acepte "trabaja con Outlook" como la respuesta completa. Pregunte específicamente sobre las cuentas de trabajo de Microsoft 365, el correo entrante, el correo saliente, los permisos de calendario y el enrutamiento de trabajo.
¿Cómo los correos electrónicos automatizados permanecen humanos?
La automatización de etapas debe manejar los avisos predecibles, dejando al reclutador el juicio y las respuestas personales.
Escriba cada mensaje en su propia voz. Dar a la automatización un nombre vinculado a su etapa, como "entrevista confirmada" o "actualización de revisión de cartera". Eso hace que sea más fácil encontrar la fuente cuando alguien necesita cambiarla o detenerla.
Un retraso opcional puede impedir que llegue un correo electrónico en el momento en que mueva a un candidato. Esa pausa le da tiempo para corregir un cambio accidental de etapa. También evita que cada mensaje se sienta conectado mecánicamente a una acción de la tubería.
Mantenga el manejo de rechazo separado. Un movimiento de etapa no debería enviar silenciosamente un rechazo a menos que usted deliberadamente configuró y revisó ese comportamiento. Una guía práctica para rechazar a los solicitantes de sin hacer fantasmas de puede ayudar a su equipo a establecer el mensaje, el momento y la propiedad. Para las actualizaciones de rutina, los correos electrónicos documentados de movimiento de etapa hacen que cada gatillo sea más fácil de auditar.
¿Qué debe preguntar a un vendedor antes de conectar una buzón?
El acceso a la buzón merece una revisión de seguridad directa. Comience con los escópicos de OAuth. El permiso de lectura de Google puede cubrir toda la buzón, así que pregúntale qué lee el producto, qué mensajes almacena y cómo limita el procesamiento a la actividad de contratación.
Entonces pregúntale:
- ¿Cómo se cifran los tokens OAuth?
- ¿Quién en la organización puede conectar o desconectar un buzón?
- ¿Qué datos almacenados se eliminan después de la desconexión para cada proveedor?
- ¿Se retendrán los solicitantes después de que se elimine el contenido de correo electrónico crudo?
- ¿Pueden los mensajes salientes usar su dirección conectada?
- ¿La encuesta de integración hace uso de correo o entrega de empuje?
- ¿Cómo se manejan los mensajes sin igual?
El comportamiento del proveedor puede ser diferente. No asuma que desconectar Gmail y Microsoft 365 produzca el mismo resultado de eliminación. Solicitar por escrito una respuesta específica del proveedor.
Por ejemplo, véase cómo Curriculo protege las cajas de correo y los tokens de calendario: utiliza el cifrado AES-256-GCM para ellos.
¿Cómo maneja Curriculo los correos electrónicos de reclutamiento?
El agente de correo electrónico de Curriculo da a cada trabajo una dirección de solicitud predeterminada en el formato engg+<6-character job code>@curriculo.me. Funciona sin una buzón conectada.
Los solicitantes que utilicen esa dirección pueden recibir una ronda automática de preguntas si faltan los detalles requeridos. Las preguntas permanecen en el mismo hilo. Una vez que llegan los detalles requeridos, el candidato recibe "Solicitud recibida". Se respaldan los currículos PDF y DOCX.
Los correos electrónicos encontrados a través de una bandeja de entrada de trabajo Gmail o Microsoft 365 conectada pueden convertirse en solicitantes cuando coinciden con un trabajo existente. El correo no emparejado va a Revisar necesario y no activa ningún correo electrónico automático de candidato. Los solicitantes conectados a la bandeja de entrada no reciben las preguntas o confirmación automáticas utilizadas por la dirección de solicitud predeterminada.
Con Gmail conectado, la dirección de solicitud de un trabajo puede usar you+CODE@yourdomain. Una organización puede conectar hasta cinco buzones de Gmail. Microsoft 365 utiliza la dirección de trabajo conectada sin un código por trabajo. Se admite el envío desde esa dirección de trabajo de Microsoft 365.
Su equipo puede responder desde la pestaña Conversaciones del candidato, con el mensaje enviado a través de la dirección conectada. La página Configuración de Curriculo separa el envío de correo electrónico, la sincronización de la bandeja de entrada y el calendario. La tarjeta de Microsoft etiqueta su permiso de calendario "Calendario y equipos". Un administrador de organización conecta estos en Configuraciones, luego Organización. La guía de configuración del agente de correo electrónico cubre los pasos de conexión.
Curriculo ATS califica a cada candidato de 0 a 100 en contra de su trabajo, con un resumen escrito de AI del ajuste.
El agente de correo electrónico y la conexión de buzón están disponibles en Starter y Pro. El arranque es gratis para siempre. El precio pro es de $50 por mes, que es un 50% de descuento en el precio de la lista de $100. Ningún plan tiene tarifas por asiento. Puedes comenzar gratis en Starter.
FAQ
¿Qué es la sincronización de correo electrónico bidireccional en un ATS?
La sincronización bidireccional de correos electrónicos permite a un ATS enviar mensajes a través de una caja de correos conectada y traer las respuestas de los candidatos de vuelta al registro relevante. La conversación debe permanecer vinculada al candidato y al puesto de trabajo. Compruebe si el proveedor admite ambas direcciones, ya que algunas integraciones solo envían correo electrónico o solo importan mensajes entrantes seleccionados.
¿Pueden los candidatos responder a los correos electrónicos enviados por un ATS?
Pueden hacerlo cuando el ATS utiliza una dirección personal, compartida o por trabajo supervisada y admite las respuestas entrantes. No pueden responder a una dirección sin respuesta. Antes de elegir un proveedor, prueba el camino completo desde un mensaje saliente hasta la respuesta del candidato y confirme dónde aparece esa respuesta para el equipo de contratación.
¿Conectar Gmail le da un acceso ATS a toda mi bandeja de entrada?
El alcance de lectura de Google puede cubrir toda la buzón. Pregúntele al vendedor qué lee su software, cómo identifica los mensajes de contratación, qué contenido almacena y qué sucede después de desconectarse. Un producto sólo puede procesar correo relacionado con la contratación mientras que todavía requiere un permiso de un proveedor amplio, por lo que la explicación por escrito del manejo de datos importa.
¿La sincronización de correo electrónico de reclutamiento funciona con Outlook y Microsoft 365?
Puede funcionar con cuentas de trabajo de Microsoft 365, pero el comportamiento puede diferir de Gmail. Pregunte por separado acerca del envío, el emparejamiento de la bandeja de entrada, el acceso al calendario, el enrutamiento de trabajo y los mensajes sin emparejamiento. En Curriculo, Microsoft 365 envía desde la dirección de trabajo conectada y utiliza una dirección simple sin códigos de trabajo al estilo de Gmail.
¿Qué agentes de reclutamiento se integran con Gmail o Outlook?
Pregunte si el agente de contratación lee una bandeja de entrada de trabajo conectada o solo supervisa una dirección de solicitud específica, y confirme qué mensajes envía automáticamente, como preguntas o confirmaciones. También compruebe cómo funcionan las respuestas, el correo sin igual y el enrutamiento de trabajo para cada proveedor. El agente de correo electrónico de Curriculo funciona con las cajas de correo de trabajo de Gmail y Microsoft 365, y los códigos por trabajo solo se aplican en Gmail.
¿La sincronización de correo electrónico está incluida en el plan de inicio de Curriculo?
- Sí, es cierto. El agente de correo electrónico de Curriculo y la conexión de buzón están disponibles en Starter y Pro. El inicio es gratuito para siempre, mientras que el Pro es de $50 por mes, que es un 50% de descuento en el precio de la lista de $100. No hay tarifas por asiento. Un administrador de organización puede conectar una buzón de trabajo compatible en Configuraciones, luego Organización.