Construisez un pipeline d'embauche en énumérant les décisions que chaque candidat doit passer, puis en faisant de chacun une étape avec un seul propriétaire. La plupart des petites équipes ont besoin de cinq ou six personnes : postulante, présélectionnée, première entrevue, dernière entrevue, offre, embauchée ou rejetée. Définissez ce que les candidats entendent à chaque étape et à quelle vitesse.
Par Dev Rishi Khare, ancien ingénieur en apprentissage automatique chez Amazon (recherche et recommandations) et Synopsys
Qu'est-ce qu'un pipeline d'embauche, dans une ligne?
Un processus d'embauche est l'ensemble des étapes qu'un candidat passe entre l'application et la réception d'une décision finale. Chaque étape indique où se trouve le candidat, qui doit agir et ce qui se passe ensuite.
Voir la définition complète du pipeline d'embauche si vous devez séparer les étapes du pipeline du processus de recrutement global.
Pourquoi chaque étape devrait-elle être une décision, pas une étiquette ?
Les petites équipes copient souvent des noms de scène d'une autre entreprise ou d'un modèle ATS. Cela peut vous laisser avec des étapes qui semblent organisées, mais ne dites à personne ce qu'il faut faire.
Un recruteur fondateur a décrit le problème comme « L'étape compte qui existait pour rendre un entonnoir sophistiqué. » Le même recruteur a décrit la meilleure version : « Chaque étape est maintenant une carte à une décision prise par une personne précise ».
Commencez par écrire les décisions nécessaires à l'embauche. Pour chaque décision, nommez un propriétaire et la preuve dont la personne a besoin. Transformez ces décisions en étapes.
Une étape appelée « Examen par le gestionnaire » est vague. Une étape appelée «Screened» a une décision de sortie claire : inviter le candidat à une entrevue ou rejeter la demande.
Cette structure expose également les étapes inutiles. Si deux étapes ont le même propriétaire, la même preuve et la même décision, les combiner. Une petite entreprise a rarement besoin d'étapes distinctes pour l'examen du recruteur, le curriculum vitae, l'examen de profil et l'examen de liste restreinte.
Quelles étapes une petite entreprise a-t-elle besoin?
Cinq ou six étapes couvriront la plupart des petites entreprises. Le tableau ci-dessous est un point de départ, et non un calendrier universel. Définissez votre propre temps cible en fonction de la disponibilité de votre équipe et du rôle.
| Étape | Décision prise | Propriétaire | Cible suggérée que vous définissez | Ce que le candidat entend |
|---|---|---|---|---|
| Montant appliqué | La demande est-elle complète et admissible à l'examen? | Recruter ou propriétaire de rôle | Examen dans un délai de deux jours ouvrables | Confirmation de l'arrivée de la demande |
| Écran | Y a-t-il assez de preuves pour une conversation ? | Recruter ou embaucher un gestionnaire | Décider dans les deux jours ouvrables | Invitation à l'entrevue ou rejet |
| Premier entretien | Le candidat satisfait-il aux exigences essentielles du rôle? | Directeur de l'embauche | Enregistrez la décision le même jour | Étape suivante, moment ou rejet |
| Dernier entretien | L'équipe a-t-elle suffisamment de preuves à engager ? | Propriétaire de la décision finale | Recueillir les commentaires dans un délai d'un jour ouvrable | Calendrier des décisions et étape restante |
| Offre | L'entreprise fera-t-elle une offre et le candidat acceptera-t-il? | Directeur ou fondateur de l'embauche | Définir une date de réponse interne | Date d'offre écrite et de réponse |
| Personnes embauchées ou rejetées | Le processus est-il terminé pour ce candidat? | Recruter ou propriétaire de rôle | Fermer une fois que la décision est définitive | Détails de bienvenue ou un rejet direct |
Appliquée et triée
L'étape appliquée répond à une question étroite : cette personne est-elle entrée dans le processus? Gardez-le à l'écart de la présélection afin que les nouvelles candidatures ne se mélangent pas avec les candidats que quelqu'un a examinés.
À la présélection, comparez chaque demande avec les mêmes exigences professionnelles. Décider quelles preuves obtiennent une entrevue avant l'arrivée des demandes. Si votre équipe a besoin d'une carte de pointage ou d'un protocole de décision, consultez le reste d'un système d'embauche.
Nommez aussi un propriétaire de sauvegarde. Un fondateur qui examine les demandes entre les appels de vente peut maintenir l'ensemble du pipeline sans s'en rendre compte. Un propriétaire de sauvegarde empêche la file d'attente de rester intacte lorsque l'examinateur principal n'est pas disponible.
Premier et dernier entretien
Chaque entrevue nécessite une décision distincte. La première pourrait vérifier si le candidat peut faire le travail et veut le rôle. La dernière pourrait résoudre les preuves ouvertes, confirmer les conditions de travail et prendre la décision d'embauche.
Ne répétez pas la première entrevue avec plus de gens. Donnez à chaque intervieweur un domaine défini à évaluer, puis demandez une rétroaction écrite avant la discussion de groupe. Cela empêche un orateur confiant de remplacer les preuves par une forte première impression.
Pour certains rôles, une entrevue suffit. Gardez une entrevue finale seulement quand une autre décision reste réellement.
Offre, embauchée et rejetée
L'étape de l'offre a besoin d'un propriétaire, d'une marge de compensation approuvée et d'une date de réponse. Décidez qui peut répondre aux questions des candidats et qui peut approuver tout changement.
Déplacer les candidats à l'embauche seulement après leur acceptation. Fermer les candidats rejetés une fois la décision définitive, y compris les candidats forts que vous avez considérés tard dans le processus. Le fait de les laisser à l'étape de l'entrevue rend le compte du pipeline peu fiable et peut causer des suivis manqués.
Que doivent entendre les candidats à chaque étape?
Les candidats ne devraient pas avoir à déduire leur statut du silence. Écrivez un court message pour chaque étape avant d'ouvrir le rôle.
Une confirmation de demande doit indiquer que la demande est arrivée et ce qui se passe ensuite. Une invitation à l'entrevue devrait comprendre le format, les participants, la durée prévue et les instructions d'horaire. Un rejet devrait énoncer clairement la décision sans commentaires prometteurs que vous ne pouvez pas fournir.
Votre processus interne devrait couvrir cinq points:
- Le message envoyé lorsqu'un candidat entre dans l'étape.
- Le responsable de l'envoi.
- L'attente maximale avant que le candidat ne reçoive une mise à jour.
- La prochaine action attendue du candidat.
- La personne-ressource pour les questions.
Un ATS peut gérer les courriels de déplacement d'étape lorsqu'un candidat change d'étape. Un court délai facultatif donne au propriétaire le temps de prendre un mauvais mouvement avant que le message ne sorte. Examiner les messages de rejet avant de les envoyer, surtout après les entrevues.
Quand un tableur cesse-t-il de fonctionner?
Un tableur peut jouer un rôle lorsqu'une personne possède chaque décision. Les problèmes commencent lorsque le travail se déplace à l'extérieur de la feuille.
Un responsable de Talent Acquisition décrit ainsi un processus antérieur : « Avant d'utiliser [it], nous nous fondions sur des tableurs et un mélange d'outils déconnectés pour suivre les candidats, ce qui créait beaucoup de bruit et de travail manuel. »
Les panneaux d'avertissement pratiques sont faciles à repérer:
- Vous ouvrez un second rôle et dupliquez des onglets ou des formules.
- Un deuxième examinateur conserve les commentaires dans un courriel ou un chat.
- Les réponses des candidats sont dans une boîte de réception sans mise à jour du pipeline correspondant.
- Deux personnes contactent le même candidat.
- Personne ne sait combien de temps une demande a attendu.
- Les candidats rejetés demeurent mélangés avec les candidats actifs.
Le problème n'est pas la feuille de calcul elle-même. C'est l'écart entre la ligne et les conversations qui l'entourent. Un consultant en recrutement a décrit avoir vu « Six mois plus tard, la moitié de leurs recruteurs étaient de retour dans les feuilles de calcul, les gestionnaires en embauche envoyaient des commentaires par courriel au lieu de les enregistrer ».
Déplacez-vous vers le logiciel de pipeline de recrutement lorsque vous gardez la feuille exacte devient un travail distinct. Le déclencheur le plus puissant est généralement la coordination : un deuxième rôle ouvert, un deuxième évaluateur ou la communication des candidats s'étend sur les fils de courriel.
Que devez-vous mesurer dans un petit pipeline?
La piste compte avant de construire un tableau de bord. Avec un petit nombre de candidats, un seul candidat peut changer brusquement un pourcentage de conversion.
Commencer par trois mesures:
- Comptez par étape. Cela montre où les candidats attendent maintenant.
- Temps passé sur scène. Ceci montre quelle décision ou quel propriétaire détient le processus.
- La conversion de l'étape. Cela montre combien de candidats passent d'une étape à l'autre.
Lisez les mesures ensemble. Une grande file d'attente avec un temps croissant dans l'étape indique la capacité de l'examinateur. Une forte baisse après la première entrevue peut indiquer des critères de sélection lâches ou une entrevue qui teste quelque chose que la demande n'a jamais couvert.
Divisez les chiffres par emploi. La combinaison d'un rôle de vente et d'un rôle d'ingénieur spécialisé peut masquer ce qui se passe dans les deux.
Examiner les paramètres ATS qui comptent pour les petites équipes pour un ensemble de mesures plus large. Si le volume de l'entrevue est la préoccupation, comparez votre processus avec les candidats interviewés par embauche.
Comment faites-vous pour garder les gestionnaires dans la boucle sans statut pings?
Donner aux gestionnaires d'embauche une vue de pipeline et une routine d'examen fixe. Ils devraient être en mesure de voir quels candidats ont besoin de rétroaction, quelles entrevues sont prévues et quelles décisions sont en retard sans demander une mise à jour distincte.
Un examinateur de IT et d'opérations d'embauche a décrit la valeur de cette configuration : « La vue sur le pipeline des candidats est intuitive et permet aux gestionnaires d'embauche de voir exactement où se trouve chaque candidat sans avoir à demander à HR une mise à jour. »
L'accès seul ne créera pas une habitude. Attribuer à chaque gestionnaire un délai récurrent pour examiner ses candidats. Maintenir les demandes de rétroaction liées à un candidat et à une étape. Si le gestionnaire envoie toujours des commentaires par courriel, un propriétaire devrait consigner la décision dans le pipeline.
Une réunion d'information quotidienne peut se dérouler en attendant des travaux sans autre réunion de statut. Le pipeline demeure le dossier, tandis que le briefing indique à chaque propriétaire les décisions qui l'attendent.
Comment Curriculo installe-t-il ça ?
Curriculo est une façon de mettre ce modèle en pratique. Vous pouvez créer des étapes personnalisées par travail et utiliser des automatismes de pipeline pour gérer des actions répétables. Les e-mails de transfert de phase supportent un retard facultatif, et chaque emploi a une adresse d'application qui relie les applications dans son pipeline.
Curriculo ATS note chaque candidat de 0 à 100 contre votre emploi, avec un résumé écrit AI de l'ajustement. Vous décidez toujours qui avance et qui reçoit l'offre.
Pour le nettoyage de routine, vous pouvez rejeter plusieurs candidats à la fois du pipeline d'un emploi. Cela ne remplace pas l'examen ou transformer chaque rejet en un courriel automatique.
Starter est libre pour toujours et comprend des emplois actifs illimités, des membres illimités de l'équipe, et 1000 candidats classés. Pro comprend 10 000 candidats classés et coûte 50 $ par mois en début de saison, ce qui représente 50 % de plus que le prix de la liste de 100 $. Il n'y a pas de frais par siège.
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Foire aux questions
Quelles sont les étapes d'un pipeline d'embauche?
Un pipeline d'embauche de petites entreprises comprend habituellement les demandes, les examens préalables, la première entrevue, l'entrevue finale, l'offre et l'embauche ou le rejet. Chaque étape doit correspondre à une décision, avoir un seul propriétaire et définir ce que le candidat entend ensuite. Vous pouvez retirer l'entrevue finale lorsqu'une entrevue fournit suffisamment de preuves pour prendre la décision d'embauche.
Quelle est la différence entre un pipeline de recrutement et un pipeline de talents?
Un pipeline d'embauche suit les candidats qui passent par un processus d'embauche actif pour un emploi précis. Un pipeline de talents est un bassin de personnes qui peuvent convenir aux rôles actuels ou futurs, y compris les personnes qui n'ont pas postulé. On gère les décisions actives. L'autre permet aux candidats potentiels d'avoir des contacts ultérieurs.
Combien d'étapes une petite entreprise devrait-elle avoir?
La plupart des petites équipes ont besoin de cinq ou six étapes. Le bon nombre dépend du nombre de décisions distinctes prises par votre équipe. Combiner les étapes lorsqu'elles ont le même propriétaire et la même décision. Ajouter une étape seulement lorsqu'elle enregistre un résultat distinct, comme un échantillon de travail qui détermine qui arrive à l'entrevue finale.
Puis-je lancer un pipeline d'embauche dans Gmail ou un tableur ?
Oui, pour un rôle avec un seul propriétaire. Il devient plus difficile lorsque vous ajoutez un autre évaluateur, un autre poste ouvert, ou des conversations de candidats sur plusieurs threads de courriel. Déplacez-vous vers un ATS lorsque l'entretien du tableur devient un travail séparé ou lorsque les membres de l'équipe ne peuvent pas voir la dernière décision sans demander une mise à jour.
Quelles sont les caractéristiques des pipelines qui sont importantes pour une petite équipe?
Suivre le nombre de candidats à chaque étape, la durée de séjour des candidats et la conversion entre les étapes. Examiner les chiffres avant les pourcentages lorsque le volume d'embauche est faible. Mesurer par emploi plutôt que de combiner différents rôles. Ces chiffres indiquent où le travail est en attente et où vos critères peuvent nécessiter un examen.