La synchronisation des courriels de recrutement devrait mettre chaque courriel de candidat sur le dossier de ce candidat, correspondant au bon emploi, avec des réponses conservées dans le même fil. Les messages personnels devraient provenir d'une adresse réelle que les candidats peuvent répondre, jamais d'une adresse sans réponse. Les avis automatisés peuvent provenir d'une adresse d'embauche dédiée, pourvu que les réponses parviennent toujours à votre équipe.
Par Dev Rishi Khare, ancien ingénieur en apprentissage automatique chez Amazon (recherche et recommandations) et Synopsys
Que signifie réellement la synchronisation des courriels de recrutement?
Une bonne synchronisation des courriels de recrutement relie l'activité des courriels au dossier de recrutement. Lorsqu'un candidat répond, vous devriez voir le message à côté de sa demande, de son emploi, de l'étape et de la correspondance antérieure. Votre équipe ne devrait pas avoir à fouiller plusieurs boîtes de réception pour reconstruire la conversation.
Synchronisation bidirectionnelle signifie que le ATS peut enregistrer le courrier entrant et envoyer des réponses via le compte connecté. Les connexions à sens unique ne prennent en charge qu'une partie de cet échange. Certains peuvent envoyer des messages, mais ne peuvent pas rapporter les réponses au dossier du candidat. D'autres peuvent importer des messages, mais ne peuvent pas les envoyer à partir de l'adresse du recruteur.
Regardez au-delà d'une étiquette générique "email integration". Un vendeur peut demander trois autorisations distinctes :
- Courriel Envoyer permet au ATS d'envoyer des courriels par l'intermédiaire de votre compte.
- Boîte de réception Sync lui permet de lire les messages entrants pertinents et de les connecter avec les enregistrements candidats.
- L'accès au calendrier prend en charge la programmation par l'intermédiaire du compte connecté.
Ces permissions ne devraient pas être groupées dans un langage vague. Vous devriez être en mesure de dire ce que chaque connexion fait avant d'accorder l'accès. Une boîte de réception ATS pour Gmail et Outlook devrait également indiquer à quel candidat, poste et fil chaque message appartient.
Les courriels des candidats doivent-ils provenir de votre propre boîte de réception ou d'une adresse système?
Le bon expéditeur dépend du message. Un suivi de l'entrevue bénéficie d'une personne reconnue. Une boîte aux lettres de recrutement partagée peut être plus sûre lorsque plusieurs recruteurs ont besoin d'accès. Une adresse ATS par emploi peut rendre le routage de l'application plus fiable.
Le mauvais choix est une adresse sans réponse pour une conversation qui peut avoir besoin d'une réponse.
| Expéditeur | Le candidat peut-il répondre? | Qui voit le fil si le recruteur part ? | Le ATS a-t-il besoin de lire votre boîte aux lettres ? | Ce que les candidats peuvent penser |
|---|---|---|---|---|
| Boîte de réception pour le travail personnel | Oui | Dépend de la propriété du compte et des enregistrements ATS | Habituellement, pour la synchronisation entrante | Une vraie personne s'occupe du processus |
| Boîte aux lettres de recrutement partagée, comme les emplois@ | Oui | L'équipe d'embauche peut conserver l'accès | Habituellement, si les messages se synchronisent dans le ATS | L'entreprise dispose d'un canal de recrutement surveillé |
| Adresse ATS par emploi | Oui, si les réponses sont prises en charge | L'équipe peut conserver le fil ATS | Aucun accès à la boîte aux lettres personnelle n'est requis | L'adresse est procédurale mais utilisable |
| Adresse sans réponse | Numéro | Il n'y a pas de fil de réponse pour les candidats | Numéro | Les questions ne sont pas les bienvenues |
Le choix de l'expéditeur affecte plus que le ton. Il détermine si un candidat peut corriger une pièce jointe, répondre à une question de calendrier ou vous dire qu'une autre offre a changé son échéancier.
Un fondateur a décrit clairement le coût : « Je n'ai pas répondu à des gens qui n'étaient pas en forme, j'ai perdu des candidats à mi-processus (bons, probablement) ».
L'automatisation peut créer un problème différent lorsque personne ne peut tracer sa source. Un employeur a écrit, « Il est un peu difficile de gérer les messages automatisés. Nous ne pouvons parfois pas localiser l'endroit où le message est né pour l'allumer ou l'éteindre. »
Lorsque votre propre adresse est l'expéditeur approprié
Utilisez votre adresse de travail pour les messages qui invitent à une réponse personnelle. Suivi des entrevues, demandes de clarification, discussions et mises à jour après un long processus tout va bien.
Les candidats peuvent répondre sans changer de canal, et l'expéditeur est facile à reconnaître. Le ATS devrait conserver le fil du dossier du candidat afin que les collègues puissent voir le contexte d'embauche sans avoir accès à du courrier non relié.
Une adresse personnelle crée un risque de continuité. Si un recruteur quitte ou perd l'accès, l'entreprise a toujours besoin du dossier d'embauche. Vérifiez si le ATS conserve les messages déjà attachés aux candidats et si un autre membre autorisé de l'équipe peut poursuivre la conversation.
Lorsqu'une adresse d'embauche dédiée est meilleure
Une adresse partagée telle que jobs@ fonctionne lorsque plusieurs personnes surveillent des applications. Elle sépare l'embauche du courrier de la correspondance personnelle et donne le contrôle à l'entreprise lorsque les responsabilités changent.
Une adresse par emploi ajoute le routage. Les applications pour un rôle d'exploitation peuvent atterrir dans ce travail sans que quelqu'un transmette manuellement chaque CV. Ceci est utile lorsque la même équipe a plusieurs rôles ouverts avec des titres similaires.
L'accès partagé nécessite une prise en charge claire. Décidez qui répond aux messages, qui peut connecter le compte et comment le ATS gère le courrier qui ne correspond pas à un travail ouvert.
Pourquoi une adresse de non-réponse vous coûte des candidats
Les candidats répondent pour des raisons pratiques. Ils peuvent avoir besoin de remplacer un curriculum vitae, corriger un numéro de téléphone, divulguer un conflit d'horaire, ou demander quel format d'entrevue à attendre.
Une adresse sans réponse bloque ce chemin. Le candidat doit trouver un autre contact, commencer un nouveau fil, ou abandonner. Votre ATS peut encore montrer qu'un courriel a été envoyé, alors que l'équipe d'embauche manque la réponse qui aurait permis de faire avancer le processus.
Que devrait faire la synchronisation avec un courriel d'application?
Un courriel d'application a plus besoin que de stockage. Le système devrait identifier le travail prévu, créer ou mettre à jour le dossier du candidat, joindre le curriculum vitae et conserver le fil d'origine.
Au minimum, vérifiez comment un fournisseur gère ces cas :
- L'email contient un CV PDF ou DOCX et nomme un rôle spécifique.
- Le candidat a déjà postulé au même poste.
- Le curriculum vitae ne contient pas de réponse ou de coordonnées requises.
- Le courriel pourrait correspondre à plusieurs emplois ouverts.
- Le message ne correspond à aucun travail.
Les duplicata doivent être détectés par le candidat et le poste, et non par le seul nom. Deux personnes peuvent partager un nom, et une personne peut s'appliquer à des rôles distincts.
Le courrier non assorti ne devrait pas disparaître dans une boîte de réception générale. Il faut une file d'attente d'examen où votre équipe peut l'assigner. Le fournisseur devrait également expliquer si les messages non assortis déclenchent une réponse automatique. Le silence est plus sûr que l'envoi de la mauvaise reconnaissance de travail.
Gmail ou Microsoft 365, qu'est-ce qui change?
Les deux comptes de travail Gmail et Microsoft 365 peuvent se connecter par l'intermédiaire d'OAuth, mais le comportement de l'adresse peut différer selon le fournisseur. Demandez au vendeur d'expliquer ces différences avant de publier une adresse de demande.
Les paramètres doivent séparer l'envoi, l'accès à la boîte de réception et l'accès au calendrier. Une autorisation de calendrier n'explique pas automatiquement ce que le produit peut lire à partir de l'email. De même, la permission d'envoyer ne prouve pas que les réponses des candidats retourneront au ATS.
Confirmez ces détails :
- Indique si le courrier est envoyé depuis votre adresse de travail connectée.
- Comment les messages entrants sont appariés à un travail.
- Ce qui se passe quand aucun emploi ne peut être identifié.
- Indique si le fournisseur prend en charge les étiquettes d'adresse par emploi.
- Comment le vote affecte le retard avant qu'un message n'apparaisse.
N'acceptez pas "travaille avec Outlook" comme réponse complète. Demandez plus particulièrement au sujet des comptes de travail Microsoft 365, du courrier entrant, du courrier sortant, des autorisations de calendrier et du routage des tâches.
Comment les courriels automatisés de scène restent-ils humains?
L'automatisation de l'étape devrait traiter les avis prévisibles tout en laissant le jugement et les réponses personnelles au recruteur.
Écrivez chaque message de votre propre voix. Donnez à l'automatisation un nom lié à son stade, comme "Interview confirmé" ou "Portfolio review update". Cela rend la source plus facile à trouver quand quelqu'un a besoin de changer ou de l'arrêter.
Un retard facultatif peut empêcher un courriel d'arriver au moment où vous déplacez un candidat. Cette pause vous donne le temps de corriger un changement accidentel d'étape. Il évite aussi de faire en sorte que chaque message se sente attaché mécaniquement à une action de pipeline.
Conserver la gestion des refus séparée. Un déplacement d’étape ne doit pas envoyer silencieusement un refus, sauf si ce comportement a été configuré et vérifié délibérément. Un guide pratique pour le refus des candidats sans les ignorer peut aider votre équipe à définir le message, le timing et la responsabilité. Pour les mises à jour courantes, des e‑mails de déplacement d’étape documentés facilitent l’audit de chaque déclencheur.
Que devriez-vous demander à un vendeur avant de connecter une boîte aux lettres?
L'accès aux boîtes aux lettres mérite un examen de sécurité direct. Commencez par les champs OAuth. La permission de lecture de Google peut couvrir toute la boîte aux lettres, alors demandez ce que le produit lit, quels messages il stocke, et comment il limite le traitement à l'activité de location.
Alors demandez:
- Comment les jetons OAuth sont-ils chiffrés ?
- Qui dans l'organisation peut connecter ou déconnecter une boîte aux lettres?
- Quelles données stockées sont supprimées après déconnexion pour chaque fournisseur?
- Les candidats sont-ils retenus après que le contenu brut du courriel ait été effacé?
- Les messages sortants peuvent-ils utiliser votre adresse connectée ?
- Est-ce que le sondage d'intégration pour le courrier ou l'utilisation de la livraison par poussage?
- Comment les messages non assortis sont-ils traités?
Le comportement du fournisseur peut différer. Ne présumez pas que déconnecter Gmail et Microsoft 365 produit le même résultat de suppression. Demander par écrit une réponse spécifique au fournisseur.
Pour un exemple, voir comment Curriculo protège les jetons de boîte aux lettres et de calendrier: il utilise le chiffrement AES-256-GCM pour eux.
Comment Curriculo gère-t-il les courriels de recrutement?
L'Agent de messagerie de Curriculo donne à chaque tâche une adresse d'application par défaut dans le format engg+<6-character job code>@curriculo.me. Il fonctionne sans boîte aux lettres connectée.
Les demandeurs qui utilisent cette adresse peuvent recevoir une série de questions automatiques si les détails requis sont manquants. Les questions restent dans le même fil. Une fois les détails requis arrivés, le candidat reçoit la « Demande reçue ». Les curriculum vitæ PDF et DOCX sont appuyés.
Les courriels trouvés par le biais d'une boîte de réception Gmail ou Microsoft 365 connectée peuvent devenir des candidats lorsqu'ils correspondent à un emploi existant. Le courrier non assorti va à l'examen nécessaire et ne déclenche aucun courriel de candidat automatique. Les postulants connectés ne reçoivent pas les questions automatiques ou l'accusé de réception utilisés par l'adresse d'application par défaut.
Avec Gmail connecté, l'adresse d'application d'un emploi peut utiliser you+CODE@yourdomain. Une organisation peut connecter jusqu'à cinq boîtes aux lettres Gmail. Microsoft 365 utilise l'adresse de travail connectée sans code d'emploi. L'envoi de cette adresse de travail Microsoft 365 est pris en charge.
Votre équipe peut répondre à partir de l'onglet Conversation du candidat, avec le message envoyé par l'adresse connectée. La page Paramètres de Curriculo sépare l'envoi d'e-mail, la synchronisation de boîte de réception et le calendrier. La carte Microsoft étiquette son autorisation de calendrier "Calendar & Teams." Un administrateur d'organisation les connecte sous Paramètres, puis Organisation. Le guide de configuration Email Agent couvre les étapes de connexion.
Curriculo ATS note chaque candidat de 0 à 100 contre votre emploi, avec un résumé écrit de AI de l'ajustement.
La connexion Email Agent et boîte aux lettres sont disponibles sur Starter et Pro. Starter est libre pour toujours. Pro est 50 $/mois d'oiseau précoce, ce qui est 50% de plus que le prix de liste de 100 $. Aucun des deux plans n'a de frais par siège. Vous pouvez démarrer gratuitement sur Starter.
FAQ
Qu'est-ce que la synchronisation bidirectionnelle des courriels dans un ATS ?
La synchronisation bidirectionnelle permet à un ATS d'envoyer des messages via une boîte aux lettres connectée et de ramener les réponses des candidats à l'enregistrement pertinent. La conversation devrait rester attachée au candidat et au poste. Vérifiez si le fournisseur prend en charge les deux directions, car certaines intégrations n'envoient que des courriels ou n'importent que les messages entrants sélectionnés.
Les candidats peuvent-ils répondre aux courriels envoyés par ATS?
Ils peuvent lorsque le ATS utilise une adresse personnelle, partagée ou par emploi surveillée et prend en charge les réponses reçues. Ils ne peuvent pas répondre à une adresse sans réponse. Avant de choisir un fournisseur, vérifier le chemin complet d'un message sortant à la réponse du candidat et confirmer où cette réponse apparaît pour l'équipe d'embauche.
La connexion Gmail donne-t-elle un accès ATS à toute ma boîte de réception ?
La portée de lecture de Google peut couvrir toute la boîte aux lettres. Demandez au fournisseur ce que son logiciel lit, comment il identifie les messages de recrutement, ce qu'il stocke et ce qui se passe après la déconnexion. Un produit peut traiter uniquement le courrier lié à l'embauche tout en exigeant une autorisation générale du fournisseur, de sorte que l'explication écrite de la gestion des données est importante.
Est-ce que la synchronisation des courriels de recrutement fonctionne avec Outlook et Microsoft 365?
Il peut fonctionner avec les comptes de travail Microsoft 365, mais le comportement peut différer de Gmail. Demandez au sujet de l'envoi, de la correspondance des boîtes de réception, de l'accès au calendrier, du routage des tâches et des messages non appariés séparément. Dans Curriculo, Microsoft 365 envoie depuis l'adresse de travail connectée et utilise une adresse simple sans code Gmail par emploi.
Quels agents recruteurs intègrent Gmail ou Outlook ?
Demandez si l'agent recruteur lit une boîte de réception de travail connectée ou ne surveille qu'une adresse d'application dédiée, et confirmez les messages qu'il envoie automatiquement, comme les questions ou les remerciements. Vérifiez également comment les réponses, le courrier non assorti et le routage des tâches fonctionnent pour chaque fournisseur. L'agent de messagerie de Curriculo travaille avec les boîtes aux lettres de travail Gmail et Microsoft 365, et les codes par emploi s'appliquent uniquement sur Gmail.
La synchronisation des courriels est-elle incluse dans le plan de démarrage de Curriculo?
Oui. L'Agent de messagerie de Curriculo et la connexion de boîte aux lettres sont disponibles sur Starter et Pro. Starter est gratuit pour toujours, tandis que Pro est 50 $/mois d'oiseau précoce, ce qui est 50% de rabais sur le prix de la liste de 100 $. Il n'y a pas de frais par siège. Un administrateur d'organisation peut connecter une boîte aux lettres de travail supportée sous Paramètres, puis Organisation.