大量の応募者を拒否する際にゴースト化しないように、ステージ別に並べ替え、各ステージに独自のタイミングを与える。 応募ステージの候補者は1〜2週間以内に短いテンプレートの拒否メールを受け取る。 スクリーンされた候補者は数営業日以内に、面接された候補者は1〜3日以内に通知を受け取る。 役職が閉じられたとき、まだオープンのすべての候補者に終了通知が送信される。
By Dev Rishi Khare, Amazon ( ) Synopsys
適切な表現が必要な場合、フリーの却下メールジェネレーター]は、候補者が到達した段階から、却下されたオファーまで、選択したトーンで却下メールを起草します。
メールを書き始める前に、段階別に山を分割し、200件の却下が1〜2日間の作業になります。r/recruitingスレッドの投稿者は、LinkedInで200以上の応募者を却下する方法は？]というタイトルで、正にその山に直面していました。「個別に200人以上に却下メールを送る必要があると考えると、現実的ではないと思います。」
同スレッドの返信はもっと直截でした：「LinkedInの仕事はそのような大量の却下に対しては地獄です。」
以下のプロセスと経験則は、Devの見解であり、計測データではありません。プラットフォームの機能や法律については、公式ページからリンクされた名称で説明しています。
すべての段階でループを閉じる
応募段階で大量の応募があるため、そこでボリュームを計画する必要があります。すべての応募者には、自動的な確認メールだけでなく、明確な回答が必要です。そうすればループが閉じます。
選考された候補者には、決定後すぐに短いメモを送る必要があります。面接した候補者には、人物から連絡を取り、最終候補者には電話で連絡を取ります。誰も待たせないでください。
役割が閉じられたり保留されたりした場合、すべての候補者に通知する責任者を1人割り当てます。代理店の場合、クライアントが沈黙した場合でも、候補者に更新情報を提供し続けます。
段階別の却下とタイミング
| 段階 | 送信時期 | 内容 | どのように個人的 |
|---|---|---|---|
| 申し込みました | 約1〜2週間以内、または役割が閉じる前に決定するまで。役割が閉じるまで待つことは避けてください | ありがとうございます。明確な拒否、および他の開いている役割についての1行が含まれる場合 | テンプレートは問題ありません。名前と正確な役職名が含まれている場合 |
| 選考しました | 数営業日以内 | ありがとうございます。明確な拒否、および安全であれば1つの誠実な一般的な理由 | ややパーソナライズされたテンプレート |
| 面接しました | 1〜3営業日以内、他の場所で聞く前に | 時間を割いてくれたことに感謝し、明確な回答とフィードバックを提供する | 個人への対応。最終候補者には短い電話、次にメール |
| 役割が終了または一時停止 | 終了または一時停止された日 | 役割が終了または一時停止しており、候補者個人への問題ではない | まだオープンしているすべての候補者への一つの注意 |
スクリーニングされた候補者への安全な一般的な理由は、Xに関するより実践的な経験を持つ人々と進めることを選択したということです。この理由を使用するのは、実際に書き留めた内容と一致する場合のみです。
の役割が終了するまで]
200以上のバックログをクリアする方法
Devが提案する、すでに期限が過ぎている積み重ねに対するプロセスです。
- 現在の必須要素をロックします。ブリーフは役割の生涯を通じて変化するため、今日決定したことを書き留めます。
- すべての候補者をランク付けします。Curriculo ATSは、0から100までのスコアを付けて、書き込まれたAIの要約とともに、仕事に対する適合性を評価します。どのようなランキングでも、必須要素と比較して読み取る限り、問題ありません。
- 上から下に向かって3つのバケットに分けます。まだプレイ中ということは、必須要素を満たしており、競争力があり、このバケットは今週スクリーンできる候補者と同じくらいの数であるべきです。ニアミスは強いですが、必須要素を1つ欠けている、または別の役割または将来の役割に適しているため、代わりにスキルまたは役割でタグ付けします。クリアノーは複数の必須要素を欠けているため、バケットの下部をスポットチェックします。
- クリアノーバケットの下部をチェックします。
- 送信します。ニアミスにはパーソナライズされた行、クリアノーにはクリーンなテンプレート、プレイ中の候補者にはタイムラインを含むステータス更新を送信します。
ステップ3では、履歴書スクリーニングガイドAIスコア]は、ランキングが保持されるように方法を重ねる方法を示しています。
バッチ送信
1日または2日間で少量のバッチで送信します。実在の人物の名前から、候補者の名前と正確な役割名を使用します。バケットごとに1つのテンプレートを使用します。ニアミスのみ、実際に行動する場合に限り、特定の人間の行を追加します。遅れた場合は、たとえば「これは予想よりも長くかかりました」というように、はっきりと伝えます。候補者のタイムゾーンで2時には送信しないでください。
Curriculo ATSでは、パイプラインステージに移動した候補者に対して、オプションの遅延を伴うメールを送信する自動化を設定できます。
]
３つの例外メール
これらは編集するための例であり、法的な用語ではありません。波括弧内のすべてを置き換え、達成できるタイムラインのみを約束してください。このガイドの先頭にリンクされている拒否メールジェネレーターを使用して、段階ごとにさらに多くのバージョンを取得できます。
例１、受け付けの確認
こんにちは、⟦first name⟧さん、
⟦company⟧の⟦job title⟧役職への応募ありがとうございます。応募書類を確認しました。応募書類の審査は、⟦X⟧営業日以内に行います。結果については、⟦date⟧までにご連絡いたします。面談を希望する場合は、メールで簡単な打ち合わせを設定します。
⟦Name⟧、⟦title⟧
日程を約束できない場合は、「２週間以内」と書いてください。
例２、応募段階での明確な却下
こんにちは、⟦first name⟧さん、
⟦company⟧の⟦job title⟧役職への応募および時間を割いて応募してくださり、ありがとうございます。応募書類を審査しましたが、この役職については進めることができません。⟦Optional、真実の場合のみ：⟦link⟧に他の開いている役職がありますので、適切なものがあればご検討ください。⟧あなたが私たちを検討してくださり、ありがとうございます。ご検索を成功させますように。
⟦Name⟧、⟦title⟧
余分な説明はありません。ファイルに保管する約束もありません。この段階では理由もありません。
3
こんにちは{名前}さん、
あなたが{役職名}の役割に応募してくださり、ありがとうございます。直接お伝えしますが、この役割は{終了/一時停止}となりましたので、現在のところあなたの応募は進められません。この決定はあなたの応募書類の内容とは関係ありません。{一時停止の場合: 役割が再開された場合、数ヶ月以内に再開する場合は、最初にメールでお知らせしますので、再度応募する必要はありません。} ご時間とご関心を頂き、ありがとうございました。
{名前} {役職名}
再開に関する文言は、担当者がいる場合のみ記載してください。実行しないことは約束しないでください。
絶対に言わないこと
毎回の却下文に含めないべき文句のリスト:
- 保護された特性やその代理に関するもの。年齢に関する表現 like "過剰に資格がある" などは避けるべきです。家族や介護、健康、発音や出身、宗教などはすべてタブーであり、「文化的適合性」も仕事上の理由がない限り使うべきではありません。
- 「あなたの履歴書をファイルに保管します」という表現は、本当に保管する場合のみ使ってください。
- 虚偽の理由、または内部記録と異なる理由。
- 採用された人物との比較。
- 「今回は」という表現は、最終的な答えが「いいえ」の場合にのみ使ってください。
毎回の決定には一行の理由が記載され、その内部レコードを簡単に確認できるようにすることが、ATS メトリクスを使用した小規模採用チームのガイドにある習慣のひとつです。
フィードバックを提供するべきか?
Devの提案するデフォルトは、採用マネージャーまたはクライアントと面接した候補者に対するフィードバックです。仕事に関連したものにし、見た行動について記載し、記録した内容と一致させることが重要です。応募者やスクリーニングされた候補者にはデフォルトでフィードバックは提供されませんが、誰かがスクリーニング後に問い合わせた場合は、丁寧に回答する必要があります。エージェンシーはクライアントの了承を得て、仕事に関連した用語でフィードバックを提供する必要があります。これは一般的なガイダンスであり、法律的なアドバイスではありません。
LinkedIn およびIndeedの応募者
LinkedIn ヘルプでは、あなたのLinkedIn 職務投稿で応募者を却下する方法]について説明しています。候補者を「適切ではない」と評価し、自動化設定をオンにすると、3日後に却下メールが送信されます。別のヘルプページ、採用応募者に却下メッセージを自動送信する]では、メッセージが送信される前に評価を変更できることが記載されています。また、選択した国外の応募者はデフォルトで「適切ではない」とタグ付けされ、非推奨職務の場合、設定がオフでない限り自動的に通知されることも記載されています。
IndeedのIndeedでの候補者管理ガイドでは、スクリーナー回答が必須基準を満たさない応募者は「却下」とマークされます。通知は送信されませんが、Indeedのテンプレートメールの更新を送信する場合には通知されます。
プラットフォームの応募者に対するデブのアドバイスは、存在する場合はプラットフォームの却下またはステータスアクションを使用することです。これは、候補者が期待するチャネルであり、応募者が「応募中」に永遠に座り続けるのを防ぐものです。メールアドレスを持っており、スクリーニングまたは面談を行った場合は、短い直接的なノートが暖かくなります。明確なノーには二重にメッセージを送信しないでください。イージーアプリーは大量のボリュームをもたらす可能性があるため、同じ週にランク付け、バケット化、クローズアウトを行います。
問題が反対の場合、ツールの変更後に応募者が少ない場合は、応募が減少する理由ATSを参照してください。
候補者にAIを使用していることを伝えます。
最初から、求人投稿または応募ページで伝えます。デブの提案した文章は次のとおりです。 「ソフトウェア、包括してAIを使用して応募をランク付けします。決定毎に人間がレビューします。」 一部の地域では、このような通知は法的要件であるため、雇用する場所を確認してください。たとえば、ニューヨーク市の自動雇用決定ツールに関するローカル法144は、候補者に10営業日前に通知を要求し、使用前の1年以内にバイアス監査を実施する必要があります。
却下自体では、AIを理由にしないでください。チームが決定したと伝えてください。人間によるレビューまたは詳細情報の要求方法を提供してください。AIを使用していないと伝えないでください。また、誰もが履歴書を全て読んだわけではありません。採用における結果ベースのシグナルについての詳細は、アルゴリズムベースの公正な採用と結果ベースのシグナルを参照してください。
コロラド州のSB 26-189は、2026年5月14日に署名され、2027年1月1日以降に採用やその他の重要な決定を行った場合に適用されます。雇用主は、自動化ツールを使用して重要な影響を与える決定を行う前に、通知する必要があります。決定が候補者に不利な場合、雇用主は30日以内に決定とツールの役割を簡潔な言語で説明する必要があります。候補者はまた、データを修正し、商業的に合理的な場合、人間によるレビューを求めることができます。司法長官の規則はまだ最終化されておらず、連邦裁判所の命令により現在、執行が停止されています。これは一般情報であり、法律上の助言ではありません。コロラド州で採用を行う場合、弁護士に何を意味するかを尋ねてください。
神話：何も言わないことは、テンプレートのないよりも親切である
沈黙は人々を待たせることになります。1〜2週間以内に短く明確なテンプレートのない拒否は、決して書かれない個人的なノートよりも優れています。
関連する神話は、個人的な拒否は拡張できないと言います。これは段階を混同しています。面接後は個別化し、申請段階ではテンプレートを使用します。
よくある質問
200人の申請者を手作業でメールしないで拒否するにはどうすればよいですか?
ランク付けし、まだプレイ中、ニアミス、クリアノーに分類し、下部をスポットチェックし、小さなバッチで1〜2日かけて1つのバケットごとに1つのテンプレートを送信します。プラットフォームの拒否アクションが存在する場合は使用します。
拒否メールを送信するにはどのくらいの期間が適切ですか?
Devのタイミングは、申請段階の候補者については約1〜2週間、スクリーンされた候補者については数営業日以内、面接後については1〜3営業日以内です。役割が閉じられたり一時停止したりした日の終了メモを送信します。
LinkedInで誰かをフィットしないとマークすると通知されますか?
LinkedInヘルプによると、Not a fitの自動化設定をオンにすると、Not a fitと評価された候補者は3日後に拒否メールを受け取ります。メッセージが送信される前に評価を変更できます。
面接後の拒否メールには何を含めるべきですか?
面接時間を割いてくださり、明確な回答とフィードバックを提供してくださったことに感謝します。フィードバックは仕事に関連したものにし、ノートと一致するようにします。最終候補者には、1〜3営業日以内に電話で最初に連絡し、メールでフォローアップします。
候補者にAIがランキングに役立ったことを伝えるべきですか?
仕事の掲載ページや申し込みページで最初に伝えることができます。たとえば、「AIを含むソフトウェアを使用して申し込みをランキングしています。決定は人によって行われます。」と伝え、却下の際にはチームが決定したことを伝え、人間によるレビューを求める方法を提供します。
候補者の経験や採用に関するガイドは、Curriculo ATSブログにあります。
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