As métricas ATS que valem a pena para uma equipe pequena são o tempo em estágio, tempo de resposta, conversão de estágio, tempo para preencher e uma lista curta de qualidade de contratação. A maioria dos sistemas de rastreamento de candidatos registra as quatro primeiras a partir de carimbos de data e hora. A qualidade de contratação e os motivos de recusa de oferta precisam ser digitados por uma pessoa. Com cerca de 10 contratações por ano, leia os nomes e as contagens antes dos percentuais.
Por Dev Rishi Khare, ex-engenheiro de aprendizado de máquina da Amazon (busca e recomendações) e Synopsys
Você abre a página de relatórios no seu ATS e há mais gráficos do que vagas abertas. A maioria deles descreve a atividade, e muito poucos indicam se uma contratação está prestes a ser perdida. Este guia organiza os números em três categorias: os que o seu sistema já registra, os que só existem se alguém os registrar, e os que devem ser ignorados.
As regras de bolso apresentadas aqui são a visão do Dev, e não dados medidos. Para uma introdução mais ampla ao assunto, consulte o que a análise de recrutamento abrange.
Métricas que a maioria dos sistemas de rastreamento de candidatos registra automaticamente
A maioria dos sistemas de rastreamento de candidatos carimba uma data e hora sempre que um candidato se candidata, muda de estágio ou recebe uma resposta. Isso é suficiente para calcular essas cinco métricas sem trabalho adicional.
| Métrica | Fórmula | Como interpretá-la |
|---|---|---|
| Tempo em estágio | Data em que o candidato deixou o estágio menos a data em que ele entrou nele | Utilize a mediana por etapa, não a média |
| Tempo para seleção | Data da primeira seleção ou submissão enviada menos a data de abertura do cargo | Um número por cargo |
| Conversão de etapa | Candidatos que alcançaram a etapa N+1 divididos pelos candidatos que alcançaram a etapa N | Por cargo ou por trimestre |
| Volume de fontes | Candidatos por fonte, e posteriormente, contratações por fonte | O volume sozinho diz pouco sobre a adequação |
| Tempo de resposta | Data da primeira resposta menos a data de candidatura | Mediana, mais a parcela respondida dentro de 2 dias úteis |
O tempo em estágio é o que detecta problemas precocemente. Se os candidatos permanecem na etapa de "revisão do gerente de contratação" por mais de uma semana, enquanto todas as outras etapas são concluídas em um ou dois dias, você sabe onde o papel está preso antes que alguém se queixe.
A conversão de estágio se sobrepõe à pergunta de quantos candidatos você entrevista por contratação, que tem sua própria guia com benchmarks com fontes. Em pequeno volume, leia a conversão por trimestre, porque um único papel raramente tem candidatos suficientes para dizer muito.
O volume de fontes também é onde uma mudança de ferramenta se manifesta primeiro. Se o número de candidatos por papel diminuiu no mês em que você mudou de sistema, trabalhe nas verificações em por que as inscrições caem após a mudança ATS antes de ler qualquer coisa na tendência.
Métricas que precisam da entrada de uma pessoa
Nenhum carimbo de data e hora informa se uma contratação deu certo ou por que uma oferta foi recusada. Essas três apenas existem se alguém as registrar.
Qualidade da contratação
O conselho do Dev é manter isso simples. Aos 90 dias, e novamente aos 6 ou 12 meses, pergunte ao gerente de contratação duas perguntas:
- Você contrataria essa pessoa novamente, sim ou não?
- Eles estão abaixo, atendendo ou acima das expectativas estabelecidas na admissão?
Adicione se a pessoa ainda está lá aos 90 dias e aos 12 meses. Mantenha uma linha por contratação e leia a lista, porque um percentual construído a partir de oito linhas esconde mais do que mostra. Se você é uma agência, use a resposta do cliente e anote se esse cliente voltou com outro papel.
Motivos para recusar ofertas
Forneça exatamente um motivo para cada oferta recusada, escolhido de uma lista fixa: salário, contraoferta, outra oferta, política de localização ou trabalho remoto, escopo do cargo, processo muito lento ou outros. Uma lista fixa é mais importante do que a redação exata. Motivos em texto livre não podem ser contados e, até a terceira recusa, ninguém se lembra do que foi dito na primeira.
Custo por contratação
A fórmula é a soma dos custos externos e internos, dividida pelo número de contratações. Os custos externos incluem anúncios, postagens patrocinadas, taxas de agências e ferramentas. Os custos internos, como o tempo do recrutador e do entrevistador, são opcionais, desde que se especifique o que foi incluído.
Uma resposta em uma thread de r/smallbusiness, Plataformas de contratação? Você usa indeed?, apresenta a versão melhorada em uma linha: "Acompanhe o custo por entrevista qualificada em vez do custo por candidatura."
Tempo de contratação versus tempo de preenchimento
As pessoas usam esses dois termos de forma intercambiável, mas eles medem coisas diferentes.
O tempo de contratação começa no dia em que o candidato eventualmente contratado entrou no pipeline e termina no dia em que aceitou a oferta. Ele informa sobre a velocidade com que se move um candidato após encontrá-lo.
O tempo de preenchimento começa no dia em que o cargo foi aberto ou aprovado e termina no dia em que a oferta foi aceita. Algumas equipes terminam no dia da data de início, então especifique qual delas você usa. Ele informa sobre o tempo que o cargo ficou vago.
O tempo de preenchimento é sempre igual ou maior do que o tempo de contratação. A diferença entre eles é o tempo que levou para encontrar a pessoa. Uma grande diferença aponta para problemas de fonte ou do anúncio do cargo, enquanto um longo tempo de contratação aponta para o próprio processo. Se você deseja números externos para comparar, consulte padrões de tempo de contratação para 2026 e leia-os com a advertência na próxima seção.
Por que os percentuais enganam quando se tem 10 contratações por ano
Com cerca de 10 contratações por ano, qualquer percentagem baseada em dígitos únicos pode variar muito devido a uma única pessoa. A aceitação da oferta, a retenção de 90 dias e a fonte de contratação podem mudar de 10 a 20 pontos por causa de um único candidato.
Ilustração, não dados
Digamos que 9 das 10 contratações do ano passado ainda estavam lá após 90 dias, e este ano são 8 em 10. Isso se lê como 90% caindo para 80%, uma queda de 10 pontos percentuais, ou cerca de 11% em termos relativos. A diferença é uma pessoa. Analise por que essa pessoa saiu antes de mudar qualquer coisa.
As médias têm a mesma fraqueza. Uma busca de executivo lenta pode aumentar a média do tempo de preenchimento em semanas, então use a mediana ou liste cada contratação com suas datas. Os benchmarks de grandes empresas também são uma comparação pobre. Em comparação com eles, você pode parecer lento quando está bem, ou parecer bem enquanto um concorrente mais rápido leva seus candidatos.
O conselho de Dev a este volume: acompanhe os números e uma lista de cada contratação com datas, e leia as tendências ao longo de 6 a 12 meses em vez de mês a mês.
Um painel de cinco números para cerca de 10 contratações por ano
Se você deseja um painel de métricas de recrutamento que caiba em uma tela, Dev sugere esses cinco números.
- Funções abertas, mais quantas estão abertas há 30 ou mais dias e há 60 ou mais dias.
- Média de dias para a primeira resposta nos últimos 30 dias.
- Entrevistas iniciais (ou submissões) por contratação, em 12 meses rolantes.
- Médio tempo de preenchimento, em 12 meses rolantes, com cada contratação listada abaixo.
- Uma lista de qualidade de contratação: cada contratação nos últimos 12 meses, com a resposta de 90 dias se-contrataria-novamente e se ainda está lá.
Como Dev sugere ler uma vez por mês:
- Compare com os últimos 12 meses, não com o mês anterior.
- Leia a lista atrás de cada número, pois uma busca lenta ou um desligamento precoce geralmente explica uma variação.
- Aja apenas em um padrão, como três meses se movendo da mesma maneira ou a mesma razão de declínio duas vezes.
- Tome uma ação por mês no máximo, e verifique no mês seguinte.
Ignore completamente as alterações percentuais mês a mês nesse tamanho.
O relatório semanal de clientes para agências
Se você recruta para clientes, seu relatório é um documento diferente do seu próprio painel de controle. A versão sugerida pelo Dev é uma tela por função:
- Candidatos por estágio, quem está em frente ao cliente agora e o próximo passo para cada um.
- Dias aguardando feedback do cliente, nomeados por candidato.
- Uma linha sobre o mercado, como pressão salarial, ofertas concorrentes ou uma escassez de talentos.
- Decisões que o cliente precisa tomar, com datas.
Algumas coisas permanecem internas. Seu funil de sourcing completo e números de outreach permanecem fora do relatório, assim como todos os candidatos que foram descartados e por quê, pois o cliente recebe a lista curta. Expectativas salariais esperam até que sejam importantes para uma oferta. Outros clientes ou funções que um candidato está em, e suas próprias taxas de conversão, permanecem internos também. O raciocínio do Dev é que o cliente compra resultados, não um registro de atividades.
Quando o fundador é o recrutador
Fundadores que contratam ao lado de seu trabalho diário precisam de três hábitos mais do que qualquer métrica, na visão do Dev:
- Todos os candidatos em um só lugar, com seu estágio e a data em que foram tocados pela última vez.
- Um motivo de uma linha para cada decisão, incluindo rejeições, avanços e ofertas recusadas.
- Quinze minutos por mês em funções abertas, dias para a primeira resposta e a lista de contratações e recusas.
Essa razão de uma linha também mantém os e-mails de rejeição honestos, o que o guia sobre como rejeitar candidatos sem ignorar ninguém aborda etapa por etapa.
Uma planilha é suficiente para uma vaga com menos de cerca de 30 a 50 candidatos. O sinal do Dev para mudar para um ATS é qualquer um dos seguintes:
- Mais de uma vaga aberta.
- Inbound que não pode ser respondido dentro de 2 dias úteis.
- Mais de uma pessoa lidando com candidatos, como um co-fundador ou uma agência.
- A primeira vez que se perde o controle de alguém.
A razão real para mudar é que os candidatos param de cair pelas frestas entre o Gmail e a planilha. As métricas vêm como um subproduto.
Um erro comum é nunca anotar por que um candidato recusou, foi rejeitado ou parou. Sem essas razões, os números posteriores não têm nada para explicá-los.
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O que parar de acompanhar
A primeira escolha do Dev é o custo por contratação para uma pequena equipe sem gastos reais de anúncios ou agência. O número acaba sendo construído com base em estimativas de tempo presumidas e um punhado de contratações, e o leva em direção à opção de menor custo em vez da rápida ou boa. Seu vice-campeão é candidatos por vaga como medida de sucesso, porque recompensa o barulho.
Seu ponto contrariano: em pequeno volume, uma lista supera um painel. Dez nomes com datas, fonte, por que aceitaram e como estão se saindo aos 90 dias dirão mais do que qualquer gráfico. Você ganha o direito a taxas uma vez que tenha o volume para apoiá-las.
Perguntas frequentes
Quais são as métricas ATS mais importantes para uma equipe pequena?
Tempo em estágio, tempo de resposta, conversão de estágio, tempo para preencher e uma lista de qualidade de contratação. A maioria dos sistemas de rastreamento de candidatos registra os quatro primeiros a partir de carimbos de data e hora. A qualidade de contratação precisa de uma resposta do gerente após 90 dias e novamente após 6 ou 12 meses.
Qual é a diferença entre tempo de contratação e tempo para preencher?
O tempo de contratação começa quando o candidato eventual entrou no pipeline. O tempo para preencher começa quando o cargo foi aberto ou aprovado. Ambos geralmente terminam na aceitação da oferta, e o tempo para preencher é sempre o mesmo ou mais longo.
Quais métricas ATS não podem ser registradas automaticamente?
Qualidade de contratação, motivos de recusa de oferta e o lado interno do custo por contratação. Eles precisam de uma pessoa para inserir uma resposta, idealmente de uma lista fixa, para que possam ser contados posteriormente.
Como ler métricas de recrutamento com apenas 10 contratações por ano?
O conselho do Dev é usar contagens, medianas e uma lista de cada contratação com datas. Compare com os 12 meses anteriores e leia as tendências ao longo de 6 a 12 meses. Uma mudança de 9 para 10 para 8 para 10 é uma pessoa, então verifique o motivo antes de mudar qualquer coisa.
Quais ATS relatórios registram a conversão de estágio e os motivos de abandono?
A maioria dos sistemas de rastreamento de candidatos registra as movimentações de estágio com carimbos de data e hora, então a conversão de estágio geralmente está disponível. Os motivos de abandono e recusa geralmente dependem de sua equipe escolher um motivo de uma lista fixa cada vez, então verifique se o campo existe e se as pessoas o preenchem.
Mais métricas de recrutamento e guias de contratação estão no blog Curriculo ATS.