为了在不忽视申请者的情况下大量拒绝申请者，按照阶段对申请者进行排序，并为每个阶段设定自己的时间。申请阶段的候选人在一到两周内收到简短的模板拒绝信。面试阶段的候选人在几天内收到通知，面试阶段的候选人在 1 到 3 天内收到通知。当职位关闭时，仍然开放的所有候选人都会收到关闭通知。
作者：Dev Rishi Khare，前亚马逊（搜索和推荐）和 Synopsys 机器学习工程师
需要立即获得合适的用语吗？免费拒绝邮件生成器]可以根据候选人所处的阶段，从简历筛选到拒绝Offer，为您起草一封拒绝邮件，语气由您选择。
在写出第一封邮件之前，将候选人按阶段分组，200封拒绝邮件的工作量就可以在一两天内完成。一个名为如何在LinkedIn上拒绝200+申请人？的r/recruiting帖子的发帖人面临着同样的困境。"我现在有点担心，我需要逐一向200多人发送拒绝邮件，这感觉不太现实。"
同一帖子的回复更为直接："LinkedIn工作对于这种大量的申请人来说，是一个噩梦。"
以下的流程和经验法则是Dev的观点，而不是有据可查的数据。平台功能和法律规则的描述来自其官方页面，通过名称链接。
在每个阶段关闭循环
在申请阶段计划好大量申请人的处理，因为那是候选人堆积最大的地方。每个申请人都应该得到明确的答复，而不仅仅是自动确认，这样就可以关闭循环。
筛选后的候选人每次都应该收到简短的通知，发送时间应尽快，而不是等到职位关闭。面试过的候选人应该收到来自真人的消息，最后的候选人应该收到电话。不要让他们任何一个人等待。
当职位关闭或暂停时，指定一个人负责通知其他人。对于代理机构，即使客户没有回应，也要保持与候选人的更新。
按阶段拒绝，附带时机
| 阶段 | 何时发送 | 内容是什么 | 如何个人化 |
|---|---|---|---|
| 申请 | 大约1到2周内，或者您决定后尽快。不要等到职位关闭时才通知。 | 感谢，明确拒绝，并可选地附上一行关于其他开放职位的信息 | 使用模板即可，包括名字和确切的职位名称 |
| 筛选 | 在几个工作日内 | 感谢，明确拒绝，并在安全的情况下提供一个诚实的通用原因 | 轻度个性化的模板 |
| 面试 | 在1到3个工作日内，在他们从其他地方听到之前 | 感谢他们的时间，并在提供反馈时给出明确的回复 | 个人化。对于入围者进行短暂的电话通话，然后发送电子邮件 |
| 职位关闭或暂停 | 关闭或暂停的日期 | 职位已经关闭或暂停，并且这与候选人无关 | 对仍然开放的职位给出一个通知 |
对于被筛选的候选人，一个安全的通用理由是您正在继续与具有更多实践经验的人合作，特别是在X领域。仅当它与您写下的内容相符时使用。
如何清理200个或更多的积压任务
以下是Dev建议用于处理已经过期的任务堆的流程。
- 锁定当前的必须项。简介会在角色生命周期中发生变化，因此请写下今天要决定放弃的内容。
- 对所有候选人进行排名。Curriculo ATS 根据您的工作要求，对每个候选人从0到100进行评分，并附上一份书面AI摘要，描述他们的适合度。任何排名方法都可以，只要您能根据必须项来阅读它。
- 从上到下将候选人分为三个类别。仍在考虑范围内的候选人是指那些满足必须项并具有竞争力的候选人，这个类别应该包含您本周可以进行面试的候选人数量。近似匹配是指那些强大的候选人，但缺乏一个必须项，或者适合其他或未来的角色，因此请根据技能或角色进行标记，而不是使用“可能”。明确拒绝是指那些缺乏多个必须项的候选人。
- 在发送任何内容之前，请检查“明确拒绝”类别的底部。
- 发送。近似匹配的候选人会收到个性化的消息，明确拒绝的候选人会收到干净的模板，而仍在考虑范围内的候选人会收到状态更新和时间表。
对于步骤3，简历筛选指南中的关键词扫描、手动审查和AI评分]展示了如何分层这些方法，以确保排名的有效性。
分批发送
在一两天内分批发送，从真实的人的名字开始，包含候选人的名字和确切的工作标题。每个类别使用一个模板。仅为近似匹配添加特定的个人消息，只有当您计划采取行动时才这样做。如果您迟到了，请直接说明，例如“抱歉这花了比预期更长的时间”。不要在候选人时区的2点发送。
在Curriculo ATS中，您可以设置一个自动化功能，当候选人进入流程阶段时发送电子邮件，并可选择在发送前延迟。
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三个拒绝邮件示例
这些是示例，需要编辑，不是法律用语。替换括号中的所有内容，只承诺能够实现的时间表。更多版本请使用本指南顶部链接的拒绝邮件生成器。
示例 1，确认
您好 {first name},
感谢您申请 {company} 的 {job title} 角色。我们已经收到您的申请。我们将在 {X} 个工作日内审阅申请，并在 {date} 前以某种方式回复您。如果我们希望进一步讨论，我们将通过电子邮件安排一次简短的通话。
{Name}, {title}
如果无法承诺日期，可以写成「两周内」。
示例 2，申请阶段明确拒绝
您好 {first name},
感谢您对 {company} 的 {job title} 角色感兴趣，并感谢您花时间申请。我们已经审阅了您的申请，并决定不在此角色中继续处理您的申请。{如果真实：我们在 {link} 有其他开放的职位，如果适合，可以考虑。} 我们感谢您考虑我们，并祝您在您的搜索中一切顺利。
{Name}, {title}
不需要填充内容，不需要承诺保留他们的文件，并且不需要在此阶段给出理由。
示例 3，结案说明
您好 {名字}
感谢您申请 {公司} 的 {职位} 角色。我想直接告知您，我们已经 {关闭 / 暂停} 了这个职位，因此我们目前不会继续处理任何申请。这并不是对您的申请的评价。 {如果暂停：如果这个职位在接下来的几个月内重新开放，我们会首先通过电子邮件通知您，您不需要再次申请。} 再次感谢您的时间和兴趣。
{名字}, {职称}
仅保留重新开放的信息。不要提供无法兑现的承诺。
永远不应说的话
开发人员的拒绝信中应避免的表述清单：
- 任何涉及受保护特征或其代理的内容。避免涉及年龄的措辞，例如 "过于合格"。家庭或照顾、健康、口音或出身、宗教等都是禁止的， "文化适应" 除非有工作原因，也应避免。
- "我们会保留您的简历，" 除非您真的会这么做。
- 虚假的原因，或与内部记录不同的原因。
- 与被录用的人进行比较。
- "目前不考虑" 而答案实际上是 "不"。
每个决定都有一个简短的理由记录，使内部记录容易核查，这是针对小型招聘团队的ATS 指标指南中的一个习惯。
是否应该给予反馈?
Dev 的默认建议是为与招聘经理或客户面试的候选人提供反馈。保持与工作相关，关于您观察到的行为，并与您记录的内容一致。默认情况下，申请和筛选候选人不提供反馈，但如果有人在筛选后询问，请礼貌地回答。代理机构应先获得客户的同意，然后以工作术语提供反馈。这是通用指南，而不是法律建议。
LinkedIn 和 Indeed 申请人
LinkedIn 帮助描述了如何在您的 LinkedIn 工作岗位上 [拒绝申请人]。您将候选人评为不合适，并且在不合适自动化设置打开的情况下，他们将在三天后收到拒绝邮件。第二个帮助页面，自动发送拒绝消息给工作申请人，表示您可以在消息发送之前更改评级。它还表示，选定国家以外的申请人默认标记为不合适，对于非推广工作，他们将在设置关闭的情况下自动通知。
Indeed 的 管理 Indeed 候选人 指南指出，筛选答案未达到所需标准的申请人将被标记为已拒绝。除非您发送其中一个 Indeed 模板化的电子邮件更新，否则他们不会被通知。
平台申请者的建议是，在存在的情况下使用平台的拒绝或状态操作。这是候选人期望的渠道，并且可以防止他们长时间处于「已申请」状态。如果您有他们的电子邮件地址，并且已经筛选或与他们交谈过，一个简短的直接通知更为温暖。不要对明确的拒绝者进行双重消息。Easy Apply 可以带来大量的申请，因此请在同一周内对其进行排名、分组和关闭。
如果您的问题是相反的，自从工具更改后申请者太少，请参阅 为什么在切换 ATS 后申请数量会减少。
告知候选人您使用 AI
在工作岗位或申请页面上明确说明。建议的措辞是：「我们使用软件，包括 AI，来帮助排名申请。每个决定都由人工审查。」在某些地方，这样的通知是法律要求，因此请检查您招聘的地区。例如，纽约市的 第 144 号地方法规关于自动化就业决策工具] 要求在使用此类工具的 10 个工作日前通知候选人，并在使用前一年内进行偏见审计。
在拒绝通知中，不要将 AI 作为理由。说明团队做出了决定。提供一种方式让候选人请求人工审查或更多信息。永远不要说您没有使用 AI 而实际上使用了，也永远不要暗示有人已经完全阅读了每份简历，如果没有人这样做。有关招聘中基于结果的信号的更多信息，请参阅 算法公平招聘和基于结果的信号。
科罗拉多州的SB 26-189于2026年5月14日签署，并适用于2027年1月1日或之后做出的招聘和其他后果决策。雇主必须在使用自动工具对这些决策产生重大影响之前通知候选人。如果结果对候选人不利，雇主有30天的时间以清晰的语言描述决策和工具在其中的作用。候选人也可以更正自己的数据，并在商业上合理的情况下要求人工审查。总检察长的规则仍在完善中，联邦法院的命令目前暂停了执行。这是一般信息，而不是法律建议。如果您在科罗拉多州招聘，请询问您的律师这对您意味着什么。
神话：沉默比模板化的拒绝更仁慈
沉默让人们等待。一个星期或两周内的简短、清晰的模板化拒绝比永远不会写出的个人笔记更好。
一个相关的神话认为，个人拒绝不能规模化。这混淆了阶段。在面试后进行个性化处理，在申请阶段使用模板。
常见问题
我如何在不手动发送电子邮件的情况下拒绝200名申请者?
对他们进行排名，根据仍在考虑、近似和明确拒绝进行分类，检查底部，分批在一两天内发送每个类别的模板。使用平台的拒绝操作，如果存在的话。
我应该什么时候发送拒绝电子邮件?
Dev的时间是在申请阶段候选人大约1到2周内，在筛选候选人时为几天，在面试后1到3个工作日内。角色关闭或暂停当天发送关闭通知。
在LinkedIn上将某人标记为不合适是否会通知他们?
LinkedIn帮助表明，启用不合适自动化设置后，评为不合适的候选人将在三天后收到拒绝电子邮件。您可以在消息发送之前更改评级。
面试后的拒绝电子邮件应该包括什么?
感谢他们的时间，明确的拒绝和反馈。如果提供反馈，请保持与笔记一致。对于入围者，先打电话，然后在1到3个工作日内通过电子邮件跟进。
是否应该告诉候选人AI帮助排名他们?
在工作岗位或申请页面上明确说明，例如：我们使用软件，包括AI，来帮助排名申请。每个决定都由人工审查。在拒绝信中说明团队做出了决定，并提供一种方式来请求人工审查。
更多候选人体验和招聘指南请访问Curriculo ATS博客。